Manejo de reservas en estado: Acción Requerida

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Last updated: nov 23, 2023 by Marcela Franco
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¿Cuándo se presenta el estado: Acción Requerida?

Cuando se realiza el proceso de confirmación o emisión de un servicio, puede suceder que por alguna razón se genere un error específico y falle la confirmación en Netsuite, quedando la reserva en estado “Acción Requerida”, es decir, a la espera de una acción por parte de la agencia de viajes.

Es importante tener presente que el servicio puede estar confirmado en el proveedor, por ende se deben tener accesos a las plataformas directas de los proveedores y consultar primero su estado, antes de tomar cualquier acción. A medida que se va avanzando en este documento, se explicarán los pasos a seguir cuando ocurran este tipo de situaciones.

¿Cómo puedo saber que tengo un servicio en estado: Acción Requerida?

  1. Cuando un servicio queda en estado “Acción Requerida”, se va a visualizar de la siguiente manera en el itinerario (reserva):

Aplica para cualquier flujo de venta: aéreo, hotel, bus, autos, travel extra, aéreo+hotel, bus+hotel, aéreo+auto.

2. Si se tienen configuradas direcciones de correo electrónico en las casillas que están relacionadas a las fallas de emisión o confirmación, el sistema enviará un mail de alerta como se muestra en la imagen ilustrativa.

La configuración de correos, se realiza por medio del módulo “Configuración”---General--->Alertas de Email. Ver documentación en el siguiente enlace: https://netactica.atlassian.net/wiki/spaces/NW/pages/249626780/Configuraci+n.#General

Imagen ilustrativa

El email de alerta llega indicando la siguiente información:

  • Número del itinerario que quedó en estado de acción requerida.

  • Error recibido por parte del proveedor al intento de confirmación, si aplica.

  • Datos del pasajero principal de la reserva, para que pueda ser contactado a la brevedad posible.

  • Datos del servicio que quedó en acción requerida.

¿Qué debo hacer si tengo un servicio en estado: Acción Requerida?

A continuación se indican los pasos a seguir:

Paso 1

Dado que el servicio puede estar confirmado en el proveedor, se deben tener accesos a las plataformas directas de los proveedores y consultar primero su estado, antes de tomar cualquier acción.

Paso 2

Una vez se sabe el estado del servicio en la plataforma del proveedor, pueden existir dos posibles escenarios:

Escenario 1

  • Que la reserva se encuentre confirmada en la plataforma del proveedor. En este caso al estar confirmada ya en el proveedor, se debe cambiar el estado de la reserva en Netsuite. Bajo el estado de “Acción Requerida” aparece un botón con nombre “Acciones”, donde se despliegan diferentes botones, dependiendo del producto se debe elegir el indicado. Se detalla a continuación:

Aéreo

Para el caso de las reservas aéreas, se debe usar el botón “Emitir Offline”, sobre el cual se abrirá una nueva ventana para ingresar manualmente los números de los boletos; para mayor información ir al siguiente documento: https://netactica.atlassian.net/wiki/spaces/NW/pages/471760940, importante tener muy presente lo que se menciona en el otro documento en cuanto al motor de cancelación.

Aplica para todos los conectores: Amadeus, Sabre, Viva Air, Volaris, etc. También para producto propio.

NOTA: para las reservas de buses aparecen las mismas opciones de aéreo sobre el botón “Acciones”; en esos casos se ingresan los números de tiquetes del bus para cada pasajero.

Imagen ilustrativa de una reserva de Aéreo

Autos, Hoteles y Travel Extras

Para el caso de las reservas de estos productos, se debe usar el botón “Confirmar fuera del sistema”, sobre el cual se abrirá una nueva ventana para ingresar manualmente el número de confirmación dado por la plataforma del proveedor.

Aplica para todos los conectores: Rentingcarz (Agentcars), Hotelbeds, Hoteldo, Expedia, Price travel, Assistcard, etc. También para producto propio.

Imagen ilustrativa de una reserva de Auto

Imagen ilustrativa de una reserva de Hotel

Imagen ilustrativa de una reserva de Travel extra

Importante: Para todos los productos, si la reserva fue confirmada o emitida fuera del sistema, se debe proceder a “Emitir Offline” o “Confirmar fuera del sistema” para cambiar correctamente a confirmada la reserva en Netsuite, caso contrario el Motor de Cancelación que corre todos los días, cancelará la reserva, independiente que la misma esté confirmada en la plataforma del proveedor.

Escenario 2

Que la reserva se encuentre sin confirmar en la plataforma del proveedor; para este escenario, se puede proceder a confirmar la reserva nuevamente en Netsuite y si persiste el error, se debe hacer lo mencionado en el escenario 1, que es “Emitir Offline” o “Confirmar fuera del sistema” según corresponda.

Recomendación: reportar al área de soporte los casos de acciones requeridas, si bien es indispensable que la agencia de viajes tome acción inmediata sobre las reservas que presenten esta situación, debe entrar en análisis e investigación por parte de Netactica para evitar futuras inconsistencias.

Paso 3

Es importante revisar que el estado del pago quede “Aprobado”, de esa manera la reserva quedará correctamente “Confirmada” y con pago registrado.

Paso 4

Por último, se recomienda reenviar el email del detalle del itinerario al pasajero, esto se puede hacer por medio del botón “Email”, el cual se encuentra dentro de la reserva.

Imagen ilustrativa de ejemplo

¿Se puede cancelar un servicio con estado: Acción Requerida?

Dado que el estado de “Acción requerida” no almacena código de confirmación del proveedor, si se ejecuta la acción de “Cancelar”, el sistema solo realizará el cambio de estado informativo, por lo que es recomendable revisar la reserva directamente en el proveedor y luego tomar las acciones necesarias.

Igualmente cuando se usa la opción “Emitir Offline” o “Confirmar fuera del sistema” y la reserva pasa a confirmado, al ser offline, el proceso de cancelación tampoco realiza la cancelación en el proveedor.

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