CARGA DE PRODUCTO PROPIO

El Travel Extra es una funcionalidad que permite comercializar servicios turísticos adicionales como ser Traslados, Tours, Cenas, Shows, etc.

Pre-Condiciones

Para realizar la carga de contenido propio, en este caso de Travel Extras, es necesario tener registrada cierta información que será solicitada durante el proceso.

Se detalla a continuación dicha información:

• Configuración > Formas de Pago: La forma de pago "Cash" debe estar activada, con el fin de asociarla luego a una promoción. Para más información, consultar la Configuración. de NetSuite. Esta configuración es opcional.

• Configuración > Categorías: Se deben crear categorías o grupos con el fin de clasificar los productos de los Travel Extras. Por ejemplo: Categoría familiar, aventura, sol y playa. Para más información, consultar la Configuración. de NetSuite. Esta configuración es opcional.

• Reglas de Negocio > Promociones: Se debe crear una promoción, ya que es requisito obligatorio al momento de cargar la tarifa de Travel Extra. Dicha promoción puede ser genérica con el fin de aplicarla a todos los Travel Extras registrados localmente. Para más información, consultar las Reglas de negocio de NetSuite. Esta configuración es obligatoria.

• Módulo de Personas y Compañías: Dentro de la sección "Empresas > Proveedores" se debe crear el proveedor del Travel Extra con su nombre comercial, razón social e identificador. Adicionalmente se debe activar e informar para qué productos estará disponible. Esta configuración es obligatoria.

Carga de Producto

El producto de Travel Extra contiene tres módulos en NetAdmin: Información, Tarifas e Inventario.

A ellos se accede desde el menú Productos > Travel Extras.

Open

En el primer módulo se carga la información general del Travel Extra con sus distintos productos.

En el segundo módulo se ingresa información relacionada al contrato, principalmente costos y precios.

En el módulo de inventario se asocia el Travel Extra a un conjunto de fechas con una determinada cantidad de cupos que estarán disponibles para ser vendidos.

Información

A continuación encontrarás un video ilustrativo sobre Travel extras- información; en el desarrollo del video te encontrarás con algunos pop-ups, que te ayudarán a comprender mejor cada sección.

Open

Accediendo desde el menú principal Productos > Travel Extras > Información, la aplicación presenta el formulario de búsqueda rápida para este producto. El mismo cuenta con los siguientes filtros: nombre, destino, proveedor, tipo y el Id. Si se realiza una búsqueda sin especificar parámetros, la aplicación presenta el resumen de todos los travel extras existentes en el sistema.

Para cada travel extra se presenta la siguiente información: Id, código, nombre, tipo, destino y proveedor.

Cada registro puede, desde el mismo resumen, ser editado o eliminado seleccionado cualquiera de los iconos que figuran en el margen izquierdo del formulario.

Al presionar el botón “Nuevo”, el sistema despliega el formulario de carga de travel extras que cuenta con cuatro secciones:

• General

• Descripciones

• Productos

• Imágenes

Allí se ingresa toda la información correspondiente al Travel Extra, desde el nombre, la ubicación (utilizando Google Maps), el proveedor asociado, hasta las descripciones (información del extra en forma de texto libre), distintos productos e imágenes (desde una url o guardadas localmente).

En la primera pestaña "General" se ingresa la información básica del Travel Extra como ser el código, nombre, el proveedor asociado, la ubicación (utilizando Google Maps) y los datos de contacto para el voucher. Adicionalmente se indica si dicho travel extra se encuentra activo o inactivo en el sistema.

La opción “El punto de partida es en otra ubicación” permite ingresar una ubicación inicial y final al Travel Extra, es decir, que ofrece la posibilidad de seleccionar un punto de partida y de llegada, en caso de tenerlo.

Configuración de email en travel extras propios

A continuación encontrarás un video ilustrativo sobre la configuración de email en Travel extras propios; en el desarrollo del video encontrarás algunos pop-ups, que te ayudarán a comprender mejor esta sección.

Cuando se tienen travel extras cargados localmente (propios), se pueden disparar emails al proveedor con algunos detalles de la reserva que se genere en cada itinerario. Esto con el fin de que el proveedor esté informado al momento de que se reserve un servicio provisto por el.

El email se dispara en los siguientes estados del itinerario:

• Reserva confirmada

• Reserva sujeta a disponibilidad (On request)

• Reserva cancelada

Esta configuración se puede realizar de dos maneras:

1. Se pueden configurar los correos a los que le debe llegar el email dentro de la información del travel extra en el campo “Email”:

2. Se pueden configurar los correos del proveedor, dentro del perfil de cada proveedor:

Es importante tener en cuenta:

• Si existen correos configurados tanto en la información del travel extra como en el proveedor, Netsuite tomara solo los correos ingresados en la información del travel extra, no del proveedor.

• Dicho lo anterior para que tome los correos configurados del proveedor, es necesario dejar el campo Email en la información del travel extra vacío.

• Se recomienda configurar los correos dentro del perfil del proveedor, ya que permite agregar más direcciones de correo.

• Cuando se configuran los correos dentro de la información del travel extra es importante separarlos por ; (Punto y coma).

Cuando se realiza una reserva en los estados antes mencionados, el email que le llegará a las direcciones de correos configuradas es como el siguiente ejemplo:

En la pestaña “Descripciones” se ingresa la información del Travel Extra en forma de texto libre para ser mostrado luego en el flujo de venta y en el voucher.

En la pestaña “Productos” se ingresa el/los producto/s asociado/s al Travel Extra general.

Para cada producto creado se presenta la siguiente información: Id, código de producto y nombre. Adicionalmente cada registro puede, desde el mismo resumen, ser editado o eliminado seleccionado cualquiera de los iconos que figuran en el margen izquierdo del formulario.

El siguiente es un ejemplo:

Travel extra general= City Tour en Cartagena

Productos= Son los siguientes:

Al realizar la búsqueda e ingresar al detalle de ese travel extra, se podrá visualizar de la siguiente manera:

En la misma pantalla, más abajo los demás productos:

Al presionar el botón “Nuevo” (dentro de la pestaña "Productos"), el sistema despliega el formulario de carga de productos que cuenta con tres secciones:

• Info General

• Imágenes

• Ubicación

• Preguntas

En la pestaña “Info General” se ingresa el código de producto, el tipo, si incluye regreso, el nombre, una descripción general, la categoría y si varía el precio en función de la edad del pasajero.

Por defecto aparece la variable "Mi producto varía su precio por la edad de los pasajeros", donde se despliegan los campos de: ”Tipo de Pax”, “Edad Mínima”, “Edad Máxima” y “Descripción”.

Los tipos de pasajeros disponibles son:

• Adulto

• Child

• Infante

• Otro: Al indicar esta opción, se habilita el campo de “Descripción” con el fin de especificar el nombre de algún valor en particular que se desee utilizar.

Si se requiere la activación de las otras variables, se debe solicitar al área de soporte.

• Mi producto varía su precio por Ocupación

• Mi producto varía su precio por Hotel

• Mi producto varía su precio por Boleto

Las variables anteriormente mencionadas sirven para travel extras que no solo cambien de precio por pasajero, sino también otro tipo de condiciones.

A continuación un ejemplo en la carga:

y ejemplo en la visualización en el flujo de venta, en esta pantalla las dos variables se combinan:

En el campo “Tipo” puede seleccionar el tipo de travel extra del producto. Es importante tener en cuenta que los siguientes tipos de travel extra solicitarán la información de todos los participantes en la actividad.

El Check Solicitar la información de todos los pasajeros/participantes, es la configuración para hacer que un tipo de travel extra solicite la información de cada uno de los participantes si el producto es para mas de un participante pasajero. Este Check siempre va a estar marcado para los siguientes tipos de extras.

Tipos de travel extra que solicitan la información de todos los participantes.

• Medios de elevación.

• Actividades de esquí.

• Cruceros y actividades acuáticas.

• Asistencia de viaje.

• Otros.

En la pestaña “Imágenes” se ingresan las distintas imágenes del producto.

La opción "Agregar archivos desde la web" permite agregar una imagen directamente desde la página web, solamente copiando la url dentro del campo blanco y presionando el botón “Cargar”.

La opción "Seleccionar un archivo desde su equipo" permite agregar una imagen almacenada localmente en su equipo, presionando el botón “Examinar”, luego “Cargar”. La aplicación permite agregar más de una imagen, presionando la opción “Agregar archivo”.

En la pestaña “Ubicación” se ingresa la ubicación del producto.

La opción “Buscar por descripción” permite que, al ingresar la dirección, el sistema pueda ubicarlo en Google Maps.

La opción “Búsqueda por Latitud y Longitud” permite ubicar la dirección según su latitud y longitud en Google Maps.

Volviendo a la información general del Travel Extra, en la pestaña “Imágenes” se ingresan las imágenes del Travel Extra general.

La opción "Agregar archivos desde la web" permite agregar una imagen directamente desde la página web, solamente copiando la url dentro del campo blanco y presionando el botón “Cargar”.

La opción "Seleccionar un archivo desde su equipo" permite agregar una imagen almacenada localmente en su equipo, presionando el botón “Examinar”, luego “Cargar”. La aplicación permite agregar más de una imagen, presionando la opción “Agregar archivo”.

En la pestaña Preguntas, se ingresaran las preguntas pertinentes que es necesario que el pasajero diligencie en el flujo de reserva para poder prestar el servicio o actividad.

• Tipo de pregunta:

  • Por actividad: este tipo de pregunta se presenta solo una vez en el flujo de reserva.

  • Por pasajero: este tipo de pregunta aparece asignada al pasajero.

• Tipo de dato: Este campo es el que se asegura que el tipo de información que el usuario pueda digitar sea la que necesitamos.
  La siguiente es una imagen de referencia de la visualización de cada tipo de pregunta en el flujo de búsqueda.

Tarifas

A continuación encontrarás un video ilustrativo sobre Travel extras- tarifas; en el desarrollo del video te encontrarás con algunos pop-ups, que te ayudarán a comprender mejor cada sección.

Un contrato de Travel Extra es un conjunto de tarifas ofrecidas para un producto en particular. Cada contrato tiene un conjunto de datos generales, condiciones que regulan la aplicación del mismo y una o varias tarifas.

Accediendo desde el menú principal Productos > Travel Extras > Tarifas, la aplicación presenta el formulario de búsqueda rápida de contratos de travel extras. El mismo permite filtrar por Travel Extra, producto, proveedor, destino, promoción, tipo, y el Id. Si se realiza una búsqueda sin especificar parámetros, la aplicación presenta el resumen de todos los contratos de travel extra existentes en el sistema.

Para cada contrato el formulario de resumen de tarifas presenta la siguiente información: Indicador de tarifa activa o inactiva, Id, código de contrato, travel extra info, producto, destino, tipo y proveedor.

Cada registro puede, desde el mismo resumen, ser editado o eliminado seleccionado cualquiera de los íconos que figuran en el margen izquierdo del formulario.

Seleccionando la opción "Nuevo" la aplicación presenta el formulario de alta de contratos, que cuenta con cuatro secciones:

• Info General

• Tarifas

• Descripciones

• Restricciones

En la primera pestaña de "Info general" se ingresa la información básica de la tarifa, como ser el código de contrato, si la tarifa se encuentra activa o inactiva, el Travel Extra (presionando el botón de la lupa), el producto al cual se le quiere relacionar el contrato (es importante tener en cuenta que para cada producto se debe cargar una tarifa), el proveedor, el tipo de garantía, la promoción, la vigencia del contrato, el tipo de venta, el tipo de cálculo (por persona o por servicio), la moneda, el tipo de costo (comisionables o netas ), la comisión, la fuente de inventario (venta libre, on request (Sujetos a disponibilidad) o por inventario, y si incluye el seguro o no.

En “Vigencia” se deben agregar las fechas de venta de esa tarifa, para que el travel extra se pueda visualizar en los resultados de búsqueda en el rango especificado.

En la pestaña "Tarifas" se ingresan las tarifas por temporada, informando el rango de fechas de uso de cada una. Las mismas se establecen de acuerdo con el tipo de cálculo establecido (por persona o servicio). Dichas tarifas están compuestas por el ingreso del costo, markup, impuestos y cantidad de pasajeros (min y max).

Si en la Info General se configura el campo de Fuente de Inventario con la opción de Inventario, al ingresar a la pestaña de “Tarifas” se habilita un nuevo campo con nombre “Bloque de Inventario”, sobre el mismo se debe ingresar el código que se agrego al crear el inventario.

Dicho lo anterior si se requieren cargar travel extras por inventario el orden es cargar: Información, Inventario y Tarifas.

En la pestaña "Descripciones" se ingresan las descripciones de la tarifa que luego se mostrarán en el motor de búsquedas. Los campos “Descripción” de la tarifa y “Políticas de Cancelación” tienen un límite de caracteres que se van descontando conforme se va ingresando texto en dichos campos. Esta funcionalidad es conocida como contador de caracteres.

En la pestaña "Restricciones" se ingresan las condiciones de los contratos de Travel Extras. Allí se informan los días para la compra anticipada, el TTL (Ticket time limit) con las opciones "Antes de la fecha de salida" para ingresar la cantidad de días para su vencimiento (antes de la fecha de salida) y "Después de la fecha de reserva" para ingresar la cantidad de días para después de la fecha de reserva. A su vez se ingresan las fechas de Blackout. Por defecto, el sistema presenta todos los días de la semana seleccionados. Destildando el casillero “Todos”, el sistema elimina la selección de todos los días de la semana y tildándolo, el sistema vuelve a seleccionar todos los días de la semana.

Presionando el botón "+", el sistema asocia las fechas al contrato.

Aclaración:

Cuando la fuente de inventario es “Venta libre”, el sistema habilita la carga de Stop Sells.

Inventario

A continuación encontrarás un video ilustrativo sobre Travel extras- inventario; en el desarrollo del video te encontrarás con algunos pop-ups, que te ayudarán a comprender mejor cada sección.

Accediendo desde el menú principal Productos > Travel Extras > Inventario la aplicación presenta el formulario de búsqueda rápida de inventarios. El mismo permite filtrar por código, período, código de referencia del proveedor, distribución (por persona o servicio), días e inventarios con “on request sin inventario”.

Si se realiza una búsqueda sin especificar parámetros, la aplicación presenta el resumen de todos los inventarios de extras existentes en el sistema.

Para cada inventario el formulario de resumen presenta la siguiente información: Código, referencia del proveedor, tipo de inventario, período, distribución y proveedor.

Cada registro puede ser editado o eliminado desde el mismo resumen, seleccionando el icono correspondiente que figura en el margen izquierdo del formulario.

Al presionar el botón “Nuevo”, el sistema despliega el formulario de carga de inventario.

En esta sección del menú se pueden agregar los cupos disponibles, para que a medida que los clientes vayan confirmando reservas, las mismas se vayan descontando de dicho cupo.

En la sección superior se ingresa el código de inventario, si se encuentra activo o inactivo, el proveedor asociado, la referencia del proveedor, el tipo de inventario, el tipo de distribución (por servicio o por persona), el tipo de estadía (noche o período) y si maneja "On request sin inventario".

La sección media de “Carga masiva de cupos” permite administrar masivamente los cupos para un determinado período. En base a la información cargada el sistema va a generar una lista de fechas con cupos. El usuario va a poder trabajar sobre las fechas y su información tanto en forma individual como masiva. Allí se ingresa la fecha desde y hasta, el cutoff (es la fecha a partir de la cual no se pueden realizar reservas para una fecha de checkin determinada), los días y los cupos disponibles para cada día de la semana.

El sistema permite realizar las siguientes acciones:

• Adicionar Inventario: para agregar cupos en las fechas que resultan de la intersección del período y los días de la semana.

• Bajar Inventario: para restar cupos en las fechas que resultan de la intersección del período y los días de la semana.

• Reemplazar Inventario: para suplantar cupos en las fechas que resultan de la intersección del período y los días de la semana.

En la sección inferior de la pantalla, el sistema presenta la lista de fechas con cupos y permite realizar modificaciones en forma individual sobre cada una de las fechas generadas en forma masiva.

Para cada fecha el sistema indica el número de cupos libres, el número de cupos reservados, el número de cupos confirmados, el número total de cupos, si la fecha está bloqueada o no, y la fecha de cutoff.

Presionando el link “Editar” (en el margen izquierdo del formulario) el sistema habilita la edición de los siguientes campos:

• Libre: permitiendo modificar el número de cupos libres para una fecha determinada.

• Bloqueado: permitiendo bloquear el uso de una fecha determinada.

• Cutoff: permitiendo modificar la fecha de cutoff para una fecha determinada.

Al finalizar la edición se debe presionar “Guardar” con el fin de almacenar los cambios realizados sobre el registro. Presionando el link “Cancelar” el sistema deshecha los cambios realizados. Presionando el link “Borrar” el sistema elimina el registro.

Los productos que manejan inventarios locales en el sistema (Aéreos, Hoteles, Varios y Programas) tienen asociado el concepto de “Fuente de inventario”.

La fuente de inventario define dónde debe consultarse la disponibilidad.

El campo “fuente de inventario” puede tomar los siguientes valores:

• Onrequest: La gestión de la solicitud se realiza offline.

• Conexión directa: La disponibilidad se consulta en un sistema externo del proveedor (por ejemplo, Sabre u Hotel Beds)

• Venta libre: No es necesario consultar disponibilidad ya que el proveedor la asegura.

• Inventario: La disponibilidad se consulta en un inventario local del sistema.

La fuente de inventario de una tarifa se combina con otros dos parámetros para determinar el estado de disponibilidad de cada opción que devuelve el motor.

Los parámetros son:

• La existencia de cupos libres.

• El valor del campo “Onrequest sin inventario” (opción que permite mostrar “Onrequest” cuando no hay cupos libres).