CARGA DE PRODUCTO PROPIO

Pre-Condiciones

Para realizar la carga de contenido propio, en este caso de Hoteles, es necesario tener registrada cierta información que será solicitada durante el proceso.

Se detalla a continuación dicha información:

• Configuración > Formas de Pago: La forma de pago "Cash" debe estar activada, con el fin de asociarla luego a una promoción. Para más información, consultar la Configuración. de NetSuite.

• Reglas de Negocio > Promociones: Se debe crear una promoción, ya que es requisito obligatorio al momento de cargar la tarifa de Hotel. Dicha promoción puede ser genérica con el fin de aplicarla a todos los Hoteles registrados localmente. Para más información, consultar las Reglas de negocio de NetSuite.

• Módulo de Personas y Compañías: Dentro de la sección "Empresas > Proveedores" se debe crear el proveedor del Hotel con su nombre comercial, razón social e identificador. Adicionalmente se debe activar e informar para qué productos estará disponible.

Carga de Producto

El producto de Hotel contiene tres módulos en NetAdmin: Información, Tarifas e Inventario.

A ellos se accede desde el menú Productos > Hoteles.

Open

En el primer módulo se carga la información general del Hotel, los tipos de habitación que ofrece y la política de niños.

En el segundo módulo se ingresa información relacionada al contrato del hotel, principalmente costos, precios, temporadas de aplicación y condiciones de venta.

En el módulo de inventario se asocia el hotel con las tarifas y tipos de habitación, a un conjunto de noches con una determinada cantidad de cupos que estarán disponibles para ser vendidos.

Información

Video tutorial Hoteles propios

Open

Accediendo desde el menú principal Productos > Hoteles > Información, la aplicación presenta el formulario de búsqueda rápida para este producto. El mismo cuenta con los siguientes filtros: nombre, destino, proveedor, cadena, categoría, vigencia y código. Si se realiza una búsqueda sin especificar parámetros, la aplicación presenta el resumen de todos los hoteles existentes en el sistema.

Para cada hotel se presenta la siguiente información: Indicador de hotel activo o inactivo, Id, código, nombre, cadena, ciudad, categoría y proveedor.

Cada registro puede, desde el mismo resumen, ser editado o eliminado seleccionado cualquiera de los iconos que figuran en el margen izquierdo del formulario.

Al presionar el botón “Nuevo”, el sistema despliega el formulario de carga de hoteles que cuenta con seis secciones:

• Info General

• Descripción & Imágenes

• Tipos de Habitaciones

• Política de Niños

• Configuraciones

• Comodidades

Allí se ingresa toda la información correspondiente al Hotel, desde el nombre, la ubicación (utilizando Google Maps), el proveedor asociado, hasta las descripciones (información del hotel en forma de texto libre), imágenes (desde una url o guardadas localmente), tipos de habitaciones, y políticas de niños. El sistema maneja dos clases de niños: A y B, siendo A el niño mayor (child) y B el niño menor (infante).

Video tutorial Configuración de email en hoteles propios

Cuando se tienen hoteles cargados localmente (propios), se pueden disparar emails al proveedor con algunos detalles de la reserva que se genere en cada itinerario. Esto con el fin de que el proveedor esté informado al momento de que se reserve un servicio provisto por el.

El email se dispara en los siguientes estados del itinerario:

• Reserva confirmada

• Reserva sujeta a disponibilidad (On request)

• Reserva cancelada

Esta configuración se puede realizar de dos maneras:

1. Se pueden configurar los correos a los que le debe llegar el email dentro de la información del hotel en el campo “E-mail”:

2. Se pueden configurar los correos del proveedor, dentro del perfil de cada proveedor:

Es importante tener en cuenta:

• Si existen correos configurados tanto en la información del hotel como en el proveedor, Netsuite tomara solo los correos ingresados en la información del hotel, no del proveedor.

• Dicho lo anterior para que tome los correos configurados del proveedor, es necesario dejar el campo Email en la información del hotel vacío.

• Se recomienda configurar los correos dentro del perfil del proveedor, ya que permite agregar más direcciones de correo.

• Cuando se configuran los correos dentro de la información del hotel es importante separarlos por ; (Punto y coma).

Cuando se realiza una reserva en los estados antes mencionados, el email que le llegará a las direcciones de correos configuradas es como el siguiente ejemplo:

Tarifas

Video tutorial Hoteles propios-Tarifas

Un contrato de tarifas de hotel es un conjunto de tarifas ofrecidas por un proveedor para un hotel en particular. Cada contrato tiene un conjunto de datos generales, condiciones que regulan la aplicación del mismo y una o varias tarifas por temporada para cada tipo de habitación y ocupación. A su vez, una temporada puede contener una lista de períodos.

Accediendo desde el menú principal Productos > Hoteles > Tarifas, la aplicación presenta el formulario de búsqueda rápida de contratos de hotel. El mismo permite filtrar por nombre de contrato, nombre de hotel, promoción, ciudad, proveedor y vigencia. Si se realiza una búsqueda sin especificar parámetros, la aplicación presenta el resumen de todos los contratos de hoteles existentes en el sistema.

Para cada contrato el formulario de resumen de tarifas presenta la siguiente información: Indicador de tarifa activa o inactiva, Id, código de contrato, nombre de contrato, nombre del hotel, ciudad del hotel y proveedor.

Cada registro puede, desde el mismo resumen, ser editado o eliminado seleccionado cualquiera de los iconos que figuran en el margen izquierdo del formulario.

Seleccionando la opción "Nuevo" la aplicación presenta el formulario de alta de contratos, que cuenta con cuatro secciones:

• Información General

• Condiciones

• Tarifas

• Descripciones

En la primera pestaña de "Información general" se ingresa la información básica de la tarifa, como ser el tipo de cálculo, el tipo de costo, la moneda en la cual se va a cobrar el producto, la pensión, la fuente de inventario y la vigencia. Adicionalmente, es importante dejar informado el proveedor asociado y la promoción (ambos creados con antelación).

En “Vigencia” se deben agregar las fechas de venta de esa tarifa, para que el hotel se pueda visualizar en los resultados de búsqueda en el rango especificado.

La “Fuente de Inventario” ofrece las opciones de:

• On request: Para configurar hoteles que aparecen como “Sujetos a disponibilidad” en los resultados, solo se pueden reservar, no se permite el pago, se debe realizar un servicio post-venta por parte de la agencia para confirmar con el hotel y luego la reserva con el pasajero.

• Venta libre: Para configurar hoteles que aparecen como “Disponibles” en los resultados, se pueden reservar y pagar online.

• Inventario: Para configurar hoteles que se muestran en los resultados solamente si tienen cupos disponibles bajo un “Allotment”, los mismos se pueden reservar y pagar online.

En la pestaña “Condiciones” se informan las condiciones establecidas por el hotel, como por ejemplo los días mínimos y máximos de estadía, el recargo, los días habilitados para hacer checkin, los blackouts (días que se desean ocultar porque el hotel tiene ocupación o no cuenta con habitaciones disponibles) y por último la configuración del TTL:

Es importante tener presente que si se requiere cerrar 1 día, se debe hacer por la noche del hotel, por ejemplo del 09 de abril al 10 de abril, el hotel se oculta y no se muestra en los resultados el 09 de abril que es la noche entre las dos fechas.

¿Cómo funciona la configuración del TTL?'

Esto permite dar un determinado plazo para poder confirmar la reserva, este se puede configurar una cantidad determinada de días luego de elaborada la reserva o una cantidad de días determinada antes del checkin y permite especificar si estos días aplican sólo para días hábiles, al no dejar seleccionada la opción de 'Aplica solamente para días hábiles' se tomarán los días seguidos, sin tener en cuenta sábados y domingos.

Aclaraciones:

• Esta funcionalidad permite la cancelación automática de hoteles locales siempre y cuando se tenga activa la funcionalidad de cancelación de hoteles.

• Al momento de cargar un contrato nuevo, este campo será obligatorio, deberá ser diligenciado, de lo contrario no permitirá crear dicho contrato.

• Para contratos ya cargados, el sistema dejará 3 días despues de elaborada la reserva por defecto, como funciona actualmente.

En la pestaña "Tarifas" se ingresan las tarifas por temporada, informando el rango de fechas de uso de cada una. Las mismas se establecen de acuerdo a los tipos de habitación y cantidad de pasajeros. Dichas tarifas están compuestas por el ingreso del costo, pensión e impuestos.

Ejemplo:

Si el tipo de habitación “DBL” admite un máximo de 2 Adultos, el sistema permite cargar valores para una habitación single y doble. Los costos, precios e impuestos son por pasajero, es decir, que indican el precio que paga CADA pasajero cuando la ocupación es single o doble.

Nota: Tener presenta que la nueva funcionalidad del desglose de impuestos y pensión mencionada en los numerales 5 y 7 de este artículo.

En la pestaña "Descripciones" se ingresan las descripciones de la tarifa que luego se mostrarán en el motor de búsquedas. Los campos “Descripción” de la tarifa de hotel y “Políticas de Cancelación y cambio” tienen un límite de caracteres que se van descontando conforme se va ingresando texto en dichos campos. Esta funcionalidad es conocida como contador de caracteres.

Inventario

Video tutorial Hoteles propios-Inventario

Accediendo desde el menú principal Productos > Hotel > Inventario la aplicación presenta el formulario de búsqueda rápida de inventarios. El mismo permite filtrar por código, período, código de referencia del proveedor, días e inventarios con “on request sin inventario”.

Si se realiza una búsqueda sin especificar parámetros, la aplicación presenta el resumen de todos los inventarios de hoteles existentes en el sistema.

Para cada inventario el formulario de resumen de tarifas presenta la siguiente información: Código, referencia del proveedor, tipo de inventario, período y proveedor.

Cada registro puede ser editado o eliminado desde el mismo resumen, seleccionando el icono correspondiente que figura en el margen izquierdo del formulario.

Al presionar el botón “Nuevo”, el sistema despliega el formulario de carga de inventario.

En esta sección del menú se pueden agregar los cupos disponibles, para que a medida que los clientes vayan confirmando reservas, las mismas se vayan descontando de dicho cupo.

Para el manejo de inventario se necesita asociar el hotel, los tipos de habitación y las tarifas del mismo.

En la sección superior se ingresa el código de inventario, si se encuentra activo o inactivo, el proveedor asociado, la referencia del proveedor, el tipo de inventario, el tipo de distribución (por servicio o por persona), el tipo de estadía (noche o período), si maneja "On request sin inventario", el hotel, el tipo de habitación y las tarifas.

La sección media de “Carga masiva de cupos” permite administrar masivamente los cupos para un determinado período. En base a la información cargada el sistema va a generar una lista de fechas con cupos. El usuario va a poder trabajar sobre las fechas y su información tanto en forma individual como masiva. Allí se ingresa la fecha desde y hasta, el cutoff (es la fecha a partir de la cual no se pueden realizar reservas para una fecha de checkin determinada), los días y los cupos disponibles para cada día de la semana.

El sistema permite realizar las siguientes acciones:

• Adicionar Inventario: para agregar cupos en las fechas que resultan de la intersección del período y los días de la semana.

• Bajar Inventario: para restar cupos en las fechas que resultan de la intersección del período y los días de la semana.

• Reemplazar Inventario: para suplantar cupos en las fechas que resultan de la intersección del período y los días de la semana.

En la sección inferior de la pantalla, el sistema presenta la lista de fechas con cupos y permite realizar modificaciones en forma individual sobre cada una de las fechas generadas en forma masiva.

Para cada fecha el sistema indica el número de cupos libres, el número de cupos reservados, el número de cupos confirmados, el número total de cupos, si la fecha está bloqueada o no, y la fecha de cutoff.

Presionando el link “Editar” (en el margen izquierdo del formulario) el sistema habilita la edición de los siguientes campos:

• Libre: permitiendo modificar el número de cupos libres para una fecha determinada.

• Bloqueado: permitiendo bloquear el uso de una fecha determinada.

• Cutoff: permitiendo modificar la fecha de cutoff para una fecha determinada.

Al finalizar la edición se debe presionar “Guardar” con el fin de almacenar los cambios realizados sobre el registro. Presionando el link “Cancelar” el sistema deshecha los cambios realizados. Presionando el link “Borrar” el sistema elimina el registro.

Los productos que manejan inventarios locales en el sistema (Aéreos, Hoteles, Varios y Programas) tienen asociado el concepto de “Fuente de inventario”.

La fuente de inventario define dónde debe consultarse la disponibilidad.

El campo “fuente de inventario” puede tomar los siguientes valores:

• Onrequest: La gestión de la solicitud se realiza offline.

• Conexión directa: La disponibilidad se consulta en un sistema externo del proveedor (por ejemplo Sabre u Hotel Beds)

• Venta libre: No es necesario consultar disponibilidad ya que el proveedor la asegura.

• Inventario: La disponibilidad se consulta en un inventario local del sistema.

La fuente de inventario de una tarifa se combina con otros dos parámetros para determinar el estado de disponibilidad de cada opción que devuelve el motor.

Los parámetros son:

• La existencia de cupos libres.

• El valor del campo “Onrequest sin inventario” (opción que permite mostrar “Onrequest” cuando no hay cupos libres).

Para el caso de hoteles, se debe considerar un parámetro adicional: Stop Sell. Los estados de disponibilidad resultantes para cada combinación de los parámetros se resumen en la siguiente tabla:

Flujo de Hoteles

Haciendo click en el siguiente link, podrá conocer en detalle el flujo de hotel: Flujo Hotel

Calendario de Tarifas

El nuevo Calendario de tarifas, accesible desde la Información del hotel, le permitirá al usuario visualizar todos los contratos de tarifas de un hotel en una única vista y así administrar las tarifas y black-outs para ese hotel con nuevas funcionalidades para editar, ajustar y copiar de forma masiva.

A continuación, explicaremos el alcance completo de esta nueva funcionalidad:

• Cómo acceder al calendario

• Filtros y navegabilidad

• Lectura del calendario

• Editar

• Ajustar

• Copiar

• Administrar Black-Outs

Cómo acceder al Calendario de Tarifas

Para abrir el calendario de tarifas de un hotel, se debe acceder desde el Módulo Productos > Hoteles > Información. Entre los íconos de editar y eliminar verán un nuevo ícono con forma de calendario. Deberán seleccionar el nuevo ícono para abrir calendario del hotel deseado.

Filtros y navegabilidad

En la parte superior del calendario tendrán disponible el botón de "Volver" para volver al listado de hoteles y el botón de "Actualizar" que podrán utilizar cada vez que precisen refrescar la información del calendario. A continuación, disponemos de un buscador de Fechas Desde/Hasta, filtros para tipos de habitación y planes de tarifa y por último los tres nuevos botones para acceder a los formularios de la edición, ajuste y copia de tarifas.

En la sección de "Tipo de Habitación" el calendario mostrará las tarifas agrupadas por tipo de habitación. Cada fila podrá agruparse o expandirse con el ícono de las flechas.

Al agrupar las filas por tipo de habitación, se mostrará la tarifa por noche más económica:

Cada plan de tarifa tiene a su lado un acceso rápido desde la opción de "abrir", que lo dirigirá a una nueva pestaña con el detalle del contrato:

Lectura del calendario

Al abrir el Calendario de Tarifas visualizarán a partir de hoy las tarifas por noche para todos los contratos de tarifas del hotel seleccionado. Las tarifas se agrupan por Tipo de Habitación y por Contrato de Tarifa mostrando el detalle por ocupación. El calendario muestra inicialmente un rango de noches de 2 meses comenzando siempre desde hoy. Al utilizar el filtro de Fechas Desde/Hasta podrán seleccionar el rango de fechas deseado y filtrar por ejemplo para todas las tarifas del segundo semestre del año.

Las tarifas configuradas con tipo de cálculo "por persona" se visualizarán con el detalle por ocupación:

Las tarifas configuradas con tipo de cálculo "por habitación" se visualizarán con el detalle por habitación:

EDITAR

La función de EDITAR habilita un formulario para modificar tarifas preexistentes o insertar nuevas temporadas de tarifas. En caso de editar tarifas preexistentes, esta función permite modificarlas de hoy en adelante, no se podrán modificar tarifas de fechas pasadas. Se podrá editar un contrato a la vez. Entre los pasos a completar se encuentran:

1. Seleccionar el plan de tarifas que desea modificar

2. Seleccionar algunos o todos los tipos de habitación

3. Seleccionar uno o más de un rango de fecha y los días de la semana

4. Ingresar el Impuesto sobre el alojamiento y sobre la pensión

5. Indicar si los montos a modificar serán con impuestos incluidos o no

6. Ingresar el nuevo costo por ocupación o habitación

AJUSTAR

La función de AJUSTAR habilita un formulario para ajustar por % o monto fijo tarifas preexistentes ya sea de fechas pasadas o fechas vigentes. Se podrán ajustar más de un contrato a la vez. Entre los pasos a completar se encuentran:

1. Seleccionar algunos o todos los tipos de habitación

2. Seleccionar si aplica para todos los contratos de tarifas o sólo algunos

3. Seleccionar uno o más de un rango de fecha y los días de la semana

4. Seleccionar el tipo de ajuste: PORCENTUAL o MONTO FIJO

5. Seleccionar el monto de ajuste: AUMENTAR (+) o DESCONTAR (-)

6. Indicar si desea variar los valores por ocupación

COPIAR

La función de COPIAR habilita un formulario para copiar tarifas de un contrato a otro aplicando o no un ajuste por % o monto fijo o permite también copiar de un contrato existente a un nuevo contrato aplicando o no un ajuste. El nuevo contrato heredará la información, descripciones, condiciones y tarifas del contrato original. Entre los pasos a completar se encuentran:

1. Seleccionar desde que plan de tarifas desea copiar

2. Seleccionar todas las fechas de hoy hacia adelante o copiar sólo un rango de fechas específico

3. Seleccionar si desea copiar algunos o todos los tipos de habitación

4. Seleccione copiar a un nuevo contrato de tarifa o a un contrato existente

5. Seleccionar el tipo de ajuste: PORCENTUAL, MONTO FIJO o NO APLICAR UN AJUSTE

6. Seleccionar el monto de ajuste: AUMENTAR (+) o DESCONTAR (-)

ADMINISTRAR BLACK-OUTS

Desde el botón de "Editar" se accede a la función de ADMINISTRAR BLACK-OUTS. Este formulario permite abrir o cerrar los black-outs de los contratos de tarifa para un rango o más de un rango de fechas, seleccionando todas o únicamente la tarifa deseada. Estos bloqueos se visualizarán en el calendario de tarifas por noche en color rojo y se guardarán en cada contrato de tarifa en la sección de Condiciones > Blackouts.

Nuevo Impuesto de Pensión

Dentro de las últimas mejoras, implementamos un nuevo desglose de impuestos para diferenciar el IMPUESTO COSTO y el IMPUESTO PENSIÓN, es decir que se podrá diferenciar el impuesto sobre el alojamiento por separado de la pensión. Al abrir una temporada de tarifa se visualizará el desglose de impuestos de la siguiente manera:

Para los hoteles previamente cargados en el sistema, visualizarán el campo de IMPUESTO PENSIÓN en $0, y el valor que originalmente tenían cargado en el viejo campo de IMPUESTOS, ahora lo verán en el nuevo campo de IMPUESTO COSTO. Estos cambios no afectarán el flujo de venta de los hoteles, ya que, al momento de cotizar una nueva reserva, la validación del sistema tomará el total de impuestos desde la suma de IMPUESTO COSTO e IMPUESTO PENSIÓN.

Nueva Política de Niños

Dentro de las últimas mejoras implementadas, diseñamos un nuevo modelo de cotización para los niños de tipo A y B configurable desde la sección de "Política de niños" dentro de la información del hotel. Con este nuevo alcance logramos implementar por cada tipo de niño (A y B) un nuevo niño “adicional” y así poder cotizar en el modelo de carga de tarifas un precio diferenciado entre el primer niño vs. otro niño del mismo rango de edad.

Los pasos para activar un tipo de niño y manejar un precio diferenciado son:

1. Activar Niño A o Niño B

2. Seleccionar el rango de edad

3. Configurar la cant max por habitación

4. Manejar precio diferenciado

En caso de configurar de 2 o más niños en "Cant. max por habitación", se habilitará la opción para indicar si desean manejar un precio diferenciado. Al activar esta función permite cotizar un precio distinto para el primer niño vs. el segundo o demás niños DE LA MISMA EDAD. Por ejemplo, si configuramos para el Niño A un máximo de 2 por habitación y tildamos la opción de "SI, manejar precio diferenciado", entonces veremos en la carga tarifaria la opción para cotizar el Primer niño A y Otro niño A:

En caso de configurar 1 niño en "Cant. max por habitación", entonces la función de "SI, manejar precio diferenciado" no podrá tildarse, permanecerá griseada.

En caso de configurar 2 o más niños en "Cant. max por habitación", entonces la función de "SI, manejar precio diferenciado" se habilitará para tildarse.

Nuevas Configuraciones de Hotel

En la información del hotel desde Productos > Hoteles > Información se accede a una nueva sección llamada "Configuraciones". Aquí dispondrán de dos nuevas configuraciones relacionadas al desglose de la pensión y de los impuestos:

• Desglose de Pensión

• Desglose de Impuestos

Desglose de Pensión

Al crear un nuevo hotel el usuario podrá seleccionar la opción de "No desglosar pensión en las tarifas del hotel". Esta funcionalidad permite ocultar el campo de PENSIÓN e IMPUESTO PENSIÓN en los casos donde un hotel no desee desglosarlo en su carga tarifaria. Es importante tener en cuenta que esta opción podrá ser tildada únicamente al crear por primera vez un nuevo hotel, cualquier hotel previamente cargado tendrá esa opción destildada y bloqueada. Esto se debe a que los hoteles preexistentes utilizaron previamente el campo de Pensión. Esta función sí afecta la carga tarifaria y la cotización de reservas.

Al tildar la nueva opción de "No desglosar pensión en las tarifas del hotel", entonces las tarifas para ese hotel se verán de la siguiente forma:

Desglose de Impuestos

Esta nueva opción afecta únicamente a la vista del nuevo Calendario de Tarifas. Si se selecciona "No desglosar impuestos en el Calendario de tarifas del hotel", entonces al consultar el calendario de tarifas para ese hotel el sistema oculta los campos de Impuestos, ya sea Impuesto Costo y/o Impuesto Pensión. Esta función aplica sólo a modo de visualización en el Calendario, no afecta la carga tarifaria ni la cotización de reservas y podrá ser utilizada en cualquier momento, sin importar que se trate de un hotel previamente cargado.

Nuevos Campos para la Información del Hotel

El objetivo de esta mejora es disponibilizar los siguientes campos a nivel información de hotel:

• Código Unificado

• Latitud y Longitud

• Comodidades

Código Unificado

Al crear o editar un hotel, en la sección de "Info General" creamos un nuevo campo llamado "Código unificado", se podrá completar un código unificado o código GIATA, con el objetivo de unificar un hotel local con otro hotel de proveedor o incluso unificar hoteles locales entre sí. Al realizar una búsqueda de hotel, el sistema identificará los hoteles del mismo código y descartará dejando la opción más económica.

El código unificado es un campo requerido para que los hoteles se puedan buscar por zona, hotel, punto de interés en el motor de búsqueda, por lo que Netactica recomienda, que la agencia coloque el GIATA real de ese hotel o en caso de no saberlo o no disponer de esa data, colocar un código unificado ALFA-NUMÉRICO con las nomenclaturas de la agencia, por ejemplo: VEX1 o ITAU1.

Latitud & Longitud

En la sección de "Info General" debajo del campo de "Ubicación" creamos dos nuevos campos para la "Latitud & Longitud" del hotel, las cuales podrán ser cargadas manualmente o se podrá utilizar el mapa para navegar y marcar el punto geográfico deseado. Al hacer esto, las coordenadas se completarán automáticamente. Lo mismo ocurre si se utiliza el campo de "Ubicación" para buscar el hotel o la dirección del hotel, al hacerlo marcará automáticamente el punto en el mapa y completará las coordenadas.

Es importante que los hoteles locales tengan esta información para:

• Que los hoteles se puedan visualizar en el mapa; Si la agencia requiere este mapa debe enviar a Netactica la llave de Google Maps, de esta manera al configurarla internamente se habilitará.

• Que se puedan ver reflejados en los resultados de las búsquedas que se hagan por medio de los servicios APIS de Hoteles.

• Que los hoteles se puedan buscar por zona, hotel, punto de interés en el motor de búsqueda.

Comodidades

Dentro de la información del hotel también creamos una nueva sección para cargar los Hotel Amenities o Comodidades del hotel: