Objetivo

El objetivo de los sistemas de rebooking es generar una ganancia adicional a las agencias que hacen venta de servicios de alojamiento. El proceso de rebooking permite en base a una reserva previamente creada y confirmada realizar una nueva búsqueda para ese mismo hotel y habitación con el objetivo de encontrar una tarifa más económica. En esa nueva búsqueda compara el costo de la reserva que generó originalmente la venta vs. el nuevo costo, teniendo en cuenta siempre el mismo hotel para las mismas fechas, habitación y cantidad de huéspedes. En el primer alcance, este proceso será “silencioso” visible únicamente para el agente/operador y su finalidad se resume en “rebookear” la reserva de hotel, comparar nuevo costo vs. costo original y en caso de identificar una mejora del mismo, reservar la nueva habitación y cancelar la anterior.

Por ejemplo si se hace una venta de USD 100 cuyo costo es de USD 80 y luego se ejecuta el Rebooking, este proceso buscará obtener un costo inferior a USD 80 para el mismo hotel, misma habitación y ocupación. Al momento de encontrar una tarifa cuyo costo sea aún más económica que la original, por ejemplo USD 60, se rebookea, creándose la nueva reserva, cancelando la anterior y logrando que la agencia tenga una ganancia directa de 20 USD manteniendo hacia el pasajero el mismo precio final.

Condiciones 1er alcance

El primer alcance contempla las siguientes condiciones:

• El proceso de rebooking será integrado con el proveedor Hotelmize, Requiere una negociación entre agencia de Viajes y proveedor Hotelmize.

• El proceso de rebooking aplica únicamente al producto hotelero y se genera a partir de reservas confirmadas, independientemente de si tienen o no pago asociado.

• El proceso de rebooking aplica únicamente para hoteles de conectores. No aplica para contenido local (Hoteles Locales) ni de Rezgain.

• El primer alcance se centrará en probar y certificar flujos de rebooking sobre reservas creadas CON STATIC CONTENT activo.

• El proceso de rebooking integrado con Hotelmize se podrá ejecutar bajo la modalidad MULTIPROVEEDOR y UNIPROVEEDOR. Es decir que se podrá rebookear una reserva de hotel entre el mismo proveedor o entre distintos proveedores, por ejemplo si la reserva original es con proveedor Expedia, el rebooking buscará mejorar el costo buscando ese mismo hotel y habitación en el mismo proveedor y en otros proveedores como Apitude HotelDo, Omnibees, etc.

• Hotelmize trabaja con un proceso de rebooking de tipo AUTOMÁTICO, es decir que cuando el proveedor Hotelmize encuentra una opción de habitación con menor costo, ejecutará el rebooking, confirmando la nueva reserva y cancelando la reserva original de forma automática. No será necesario ninguna acción manual por parte de la agencia para confirmar el rebooking ni cancelar la reserva original.

• Este primer alcance le permite a la agencia absorber la ganancia del rebooking, pero no podrá transferirle parte de esa ganancia al pasajero. Por eso este proceso será “silencioso”, el pasajero no deberá enterarse que se canceló su reserva original y se creó una idéntica con menor costo y mismo precio final, los correos de cancelación y confirmación no serán enviados. La agencia deberá reenviarle el nuevo voucher de forma manual desde el itinerario una vez confirmado el rebooking.

• Al momento de crear una nueva reserva mediante el proceso de Rebooking se compara costo vs. costo, por lo tanto el Rebooking/SearchAvailabilityV2 no pasa por el rules engine (exceptuando reglas de exclusión), ya qué no es necesario realizar ese llamado.

• Para acceder a esta funcionalidad, la agencia deberá tener un acuerdo comercial con Hotelmize y pactar las condiciones y configuraciones deseadas para el proceso de rebooking.

• Hotelmize es responsable y garantiza que el rebooking se ejecute siempre para el mismo hotel, misma habitación, a mejor costo, mejorando o igualando sus condiciones como políticas de cancelación. Nuestras APIS no controlan ni limitan si llegado el caso Hoelmize rebookea otro hotel por error, otras habitaciones o por un costo más alto o empeorando las políticas de cancelación.

Resumen de servicios

El flujo de Rebooking se hace básicamente a partir de los siguientes servicios:

Collection de Postman de Endpoints Rebooking

Modalidades de Rebooking

El proceso de rebooking integrado con Hotelmize se podrá ejecutar tanto bajo la modalidad  UNIPROVEEDOR como MULTIPROVEEDOR . Es decir que se podrá rebookear una reserva de hotel entre el mismo proveedor o entre distintos proveedores, por ejemplo si la reserva original es con proveedor Expedia, el rebooking buscará mejorar el costo buscando ese mismo hotel y habitación en el mismo proveedor Expedia y en otros proveedores como Apitude HotelDo, Omnibees, etc.

Uniproveedor

Open

Multiproveedor

Open

Flujos de Rebooking

Existen dos flujos para rebookear: Automático y Semiautomático

https://lucid.app/lucidchart/39509ea0-a3f4-4982-9949-2d288a3f6b1b/edit?invitationId=inv_21efa0e9-3895-4626-9acc-341ed03dc1c2&page=0_0#

Rebooking automático

Hotelmize trabaja con un proceso de rebooking de tipo AUTOMÁTICO, es decir que cuando el proveedor Hotelmize encuentra una opción de habitación con menor costo, ejecutará el rebooking con el parámetro "CancelOriginalReservation": true, confirmando la nueva reserva y cancelando la reserva original de forma automática. No será necesario ninguna acción manual por parte de la agencia para confirmar el rebooking ni cancelar la reserva original.

Rebooking semiautomático

En cambio, el flujo de rebooking SEMI-AUTOMÁTICO se ejecuta con el parámetro "CancelOriginalReservation" en false dejando la reserva nueva confirmada en el proveedor y con estado “Rebooked” en Netsuite, mientras que la reserva original no se cancela en automático sino qué queda en estado “Confirmada” tanto en el proveedor como en Netsuite. Este proceso requiere a continuación la acción manual del agente/operador para aprobar o rechazar el rebooking. Por eso el proceso se llama semi-automático. Una vez aceptado el rebooking desde el botón de Acciones, se lanzará la cancelación de la reserva original hacia el proveedor y cambiará a estado “Cancelada” mientras la nueva reserva cambia a estado “Confirmada” en Netsuite.

Flujograma Rebooking entre Hotelmize y Netactica

Configuraciones

Tanto en el flujo de rebooking SEMI-AUTOMÁTICO como AUTOMÁTICO, es necesario que el usuario agente/operador tenga activo el permiso “Aceptar/Rechazar Rebooking” para que pueda ejecutarse el Rebooking/BookAndConfirm. Este permiso se puede activar desde Personas y Compañías > Roles o desde el permiso de cada usuario.

Cuando el flujo de rebooking es SEMI-AUTOMÁTICO, se necesitó restringir por permisos la visualización de las reservas de hoteles con estado Rebooked. Este permiso se puede activar desde Personas y Compañías > Roles o desde el permiso de cada usuario.

Impactos del flujo de rebooking

Impactos en los correos

Reserva original

• Correo de creación de reserva → SE ENVÍA CON NORMALIDAD

• Correo de confirmación de la reserva → SE ENVÍA CON NORMALIDAD

• Correo de cancelación de la reserva (cuando es cancelada por un rebooking) → NO SE ENVÍA

Reserva nueva

• Correo de creación de reserva → NO SE ENVÍA

• Correo de confirmación de la reserva → NO SE ENVÍA

• Correo de cancelación de la reserva → NO SE ENVÍA

Para que el pasajero viaje al hotel con el correo de confirmación + voucher definitivo (rebookeado), la agencia debe reenviarlo de forma manual desde el itinerario, opción “Email” > “Enviar itinerario por Email”. Esta tarea es al momento manual y queda en responsabilidad de la agencia reenviarle el nuevo voucher al pasajero antes de su llegada al hotel.

Impactos en los correos

A continuación describimos el relevamiento que hicimos con el equipo de Netoffice para evaluar los posibles impactos en Netoffice y flujo end-to-end de Rebooking. 

Forma de opera cada país:

Colombia es el país más “complicado” ya que están obligados a facturar contra creación de reservas. La complicación está en la facturación hacia el cliente, más que nada por temas impositivos. En Colombia  se le debe emitir la factura al cliente (pasajero) máximo a las 72 hs de emitida la reserva y dado que es “Pago a nombre de 3ros” en esa factura se informa la fuente del proveedor (por ejemplo Expedia), el valor que se facturó a ese proveedor y el valor que se facturó a la agencia. Un rebooking implicaría que se debe anular la factura inicial con una Nota de crédito, cambiar la asociación del recibo y emitir una nueva factura al nuevo proveedor con el nuevo costo y markup. El cliente (pasajero) siempre terminaría enterándose que hubo cambios en su reserva ya que todo es con facturación electrónica. 

Si a la agencia no le importa que se facture en automático y que al cliente le llegue una nueva factura por cada rebooking, se puede avanzar así como está hoy. 

En Paraguay, hacen todo manual, no facturan en automático. Ellos hacen switch de servicio directo en Netoffice de forma manual, generan un nuevo servicio con el nuevo markup y hacen switch. En este país no sería necesario generar una nueva factura por cada rebooking.

En Argentina, solo está activo para el cliente Las Leñas qué tiene únicamente hoteles locales.

En Brasil, no facturan al cliente, no es obligatorio.

En México, aún no hay agencias operando en mx con Netoffice.

Paso a paso en Netoffice

A continuación se describen dos opciones qué tendrían las agencias de Colombia que operan con Netoffice y deciden implementar el flujo de rebooking.

Pasos con facturación electrónica automática (Factura al cliente)

1. La reserva original está facturada con recibo en Netoffice.

2. Se hace el rebooking, se creará una nueva línea dentro del expediente con el nuevo servicio de hotel y automáticamente se facturará.

3. El usuario debe abrir el recibo, desligarle manualmente el servicio de la reserva original y asociarlo a la nueva reserva.

4. Luego debe anular la factura (emitiendo NC) de la rsv original de forma manual, a la qué se le actualizará el estado a “Cancelado”.

Pasos con facturación electrónica no-automática (Factura al cliente)

1. La reserva original está facturada con recibo en Netoffice.

2. Se hace el rebooking, se creará una nueva línea dentro del expediente con el nuevo servicio de hotel pero no se facturará en automático.

3. El usuario debe abrir el recibo, desligarle manualmente el servicio de la reserva original y asociarlo a la nueva reserva.

4. Luego debe anular manualmente la factura (emitiendo NC) de la rsv original, a la que se le actualizará el estado a “Cancelado”. (NOTA: Netoffice no anula una factura en automático, es manual. Si en Netsuite se cancela una reserva, se debe anular la FC en NOF manualmente y desvincular el recibo para que se actualice a cancelado y puedas trabajar con la nueva reserva. Rappi está pidiendo esta funcionalidad).

5. Por último deberá facturar manualmente la nueva reserva emitiendo una nueva factura electrónica.

Ambos casos llevaría inevitablemente al cliente (pasajero) a enterarse que hubo cambios en su reserva. Por eso la decisión de cual camino tomar queda del lado comercial a acordarse con la agencia. El equipo de Netoffice considera que la segunda opción (facturación no-automática) sería el camino más fácil.

Pasos de facturación hacia el proveedor (Factura al proveedor)

1. La reserva original genera una factura al proveedor en Netoffice.

2. Se hace rebooking, se cancela la reserva original y se crea una nueva reserva.

3. El usuario debe anular manualmente la primer factura al proveedor, emitiendo una NC.

4. Luego debe crear la nueva factura que puede ser uniproveedor o multiproveedor, cualquiera de las dos siempre se debe hacer este proceso.

Nueva vista para reportes personalizados

Para obtener más información de las reservas que pasaron por el proceso de rebooking se requiere la creación de una nueva vista para reportes personalizados. La nueva vista ItinerariesRebooking contendrá los siguientes campos:

• TravelItineraryId

• CityCode

• CheckinDate

• CheckoutDate

• HotelName

• OriginalReservationRoomType

• OriginalReservationProvider

• OriginalReservationCostBase

• OriginalReservationCostBaseCurrency

• OriginalReservationCostEquivalent

• OriginalReservationCostEquivalentCurrency

• OriginalReservationConfirmationNumber

• OriginalReservationStatus

• OriginalReservationCreationdate

• OriginalReservationConfirmationDate

• OriginalReservationMealPlan

• NewReservationProvider

• NewReservationCostBase 

• NewReservationCostBaseCurrency 

• NewReservationCostEquivalent

• NewReservationCostEquivalentCurrency 

• NewReservationConfirmationNumber

• NewReservationStatus

• NewReservationCreationdate

• NewReservationConfirmationDate

• NewReservationMealPlan

• NewReservationRoomType

• NewReservationRebookingMarkup (value)

• NewReservationRebookingMarkupCurrency 

• PaymentAmount

• Userservice