REPORTE HISTORICO DE CARTERA

El reporte historico de cartera es un reporte que permite ver a un momento de tiempo determinado cual es el monto de la cartera vigente o activa, en otras palabras, el total de las cuentas por cobrar.

En el reporte se mostrarán sólo facturas que tengan saldo, es decir, aquellas que no tengan pagos aplicados.

La particularidad del reporte es que una vez que la factura sale de la cartera por habersele aplicado un pago, se podrá consultar su historia, es decir, la factura desaparecerá del reporte el dia del pago pero se podrá consultar la historia de la factura mientras estuvo activa desde su creación hasta que se le aplicó un pago y ya no se visualiza mas en el reporte.

DONDE Y COMO PODEMOS CONSULTAR EL REPORTE CARTERA HISTORICA

El reporte se podrá consultar desde el menú de Netoffice, Reportes - Operativos - Reporte de Cartera Historica.

Para que el reporte aparezca en el menú será necesario asignar a los usuarios que utilizarán el reporte el acceso al mismo.

Para poder ver el reporte en el menú de Reportes - Operativos, deberemos asignar el permiso desde Accesos - Seleccionar el grupo al cual se le va a asignar el permiso y seguir el siguiente arbol de permiso.

El permiso se llama “CARTERAHISTORICA”

Se encuentra siguiendo el arbol de permisos:

Una vez asignado el permiso se podrá visualizar el reporte.

RECORDAR!!: Si se tenia previamente abierta la opcion de reporte, recordar siempre cerrarla y volverla a abrir para que la asignación del permiso para ver el reporte se pueda ver reflejada.

ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO DEL REPORTE

ESTRUCTURA

NOTA IMPORTANTE: Antes que nada, el reporte comenzará a guardar registros en una nueva tabla de la base de datos llamada “InformacionHistorica_ComprobantesClientes” a partir del momento en que se actualice en Netoffice a la nueva versión. Esto quiere decir, que los comprobantes que sean anteriores a la puesta en vigencia de la versión no se encontrán en el reporte, razón por la cual, se creó un script para poder insertar en la tabla de base de datos “InformacionHistorica_ComprobantesClientes” y en el Reporte de cartera las facturas anteriores a la vigencia de la versión que tengan saldo pendiente.

Dicho lo anterior recomendamos que antes de comenzar a usar el reporte lo primero que se haga sea correr el siguiente script en la base de datos del cliente.

Una vez corrido el script anterior, podemos dar comienzo a la utilización del reporte.

El reporte se verá de la siguiente manera:

FILTROS

Cliente: se puede filtrar por un cliente particular para saber el saldo de cartera de ese cliente. Para filtrar por cliente se puede colocar el ID de cliente, que es el número de cliente asignado en el maestro de clientes de Netoffice, tanto a los clientes empresa como a los clientes individuales. Si no sabemos el id o número de cliente también se puede buscar con el filtro en el reporte. Por ejemplo si es ID de cliente es 140 colocamos ese número en el recuadro ID y enter

Si no se sabe el número del cliente con el botón “Buscar” se abrirá una ventana emergente en la que podremos hacer la busqueda del cliente requerido

Si no se selecciona ningún cliente en el reporte, se verán las facturas pendientes de todos los clientes a una fecha determinada.

Fecha: la fecha del filtro del reporte se refiere a la fecha de creación de las facturas. Esa será la fecha de corte para consultar el reporte.
Filtrar: una vez seleccionado el cliente y la fecha se podrá hacer clic en el botón filtrar para obtener los resultados del reporte.

COLUMNAS DEL REPORTE:

Fecha: será la fecha de la factura
Id Cliente (número de cliente en NOF)
Nombre o razón social del cliente: si es cliente individual aparecerá en la columna el Nombre y el Apellido de la persona, si es cliente empresa se verá la Razón Social de la compañía.
Descripción tipo documento: se refiere al documentos del cliente, si es cedula de ciudadanía, NIT, RUC, etc.
Número de documento cliente
Id Comprobante: es el código del comprobante en Netoffice, en este caso se mostrarán los códigos de las facturas.
Descripción Comprobante: descripción del tipo de factura que se trata, por ejemplo “Traslado Interno”, “Factura venta”, etc.
Moneda de la factura: aquí se mostrará en la moneda original en que fué creada la factura
Numero de factura
Total en moneda Ori: mostrará el Total de la factura en el valor original que se facturó
Total en moneda base: mostrará el Total de todas las facturas, las que sean en COPs y las que sean en otras monedas multiplicadas por la tasa de cambio de la factura en cuestión para que los valores de todas las facturas se vean en moneda base.
Saldo: es el saldo que tiene la factura. Siempre se mostrará en moneda base, es decir, en COPs.

No necesariamente el saldo va a coincidir con el total de la factura, ya que las facturas pueden tener aplicados recibos parciales por lo cual, en la columna Total siempre se va a mostrar el valor total facturado y en el Saldo el valor pendiente de pago.

Tipo de cambio: se refiere a la TRM de emisión de la factura
Fecha de vencimiento (sólo aplica a factura cliente)
Dias por vencer

SALDO DE CUENTA

Mostrará el saldo del reporte en COPs para todos los comprobantes.

DESCARGAR A EXCEL

El reporte se podrá exportar a una excel con el botón “Excel”

FUNCIONAMIENTO

SALDO DE FACTURA EN DIFERENTES FECHAS Y CON RECIBOS APLICADOS

Si se tiene un file pendiente de facturación y recaudo, cuando se genere la factura de los servicios la misma va a aparecer en el reporte de cartera historica con la fecha de generación de la factura.

Que pasa si se genera un recibo parcial para esa factura?

El recibo se realiza incluyendo la factura en el mismo y aplicandola por el valor parcial del recibo.

Si se vuelve a consultar el reporte se debe ver que la factura todavía sigue apareciendo pero con un saldo menor, ya que tiene aplicado un recibo. EL RECIBO NO SE VERÁ EN EL REPORTE.

En el caso anterior podemos ver la diferencia entre la Columna de Total y Saldo.

Luego si al generar el recibo por el resto de la factura pero con otra fecha diferente al del recibo que se hizo primero, por ejemplo si el primer recibo se hizo el 1/02 hacer el segundo recibo con fecha 5/02

Se consulta el reporte el dia 1/02 y se verificar que esa factura se sigue viendo con el saldo parcial, ya que fué parcialmente pagada.

Luego al consultar el reporte el dia 5/02 y verificar que esa factura ya no aparece en el reporte, ya que su saldo fué completamente pagado.

Luego, anular el ultimo recibo realizado, consultar el reporte el día que se anula el recibo y verificar que la factura vuelve a aparecer en el reporte con un saldo pendiente por el recibo que fué anulado.

VARIAS FACTURAS DE DISTINTOS CLIENTES CON SALDOS PENDIENTES

Si se tienen varias facturas pendientes de pago por ejemplo: se pueden tener facturas de distintos clientes con la misma fecha sin recibo. Si se consulta el reporte historico de cartera en la fecha de las facturas al ir aplicando recibos a las facturas con distintas fechas que pasará en el reporte?

Por ejemplo si las facturas son del 2/02 al ir haciendo recibos con fecha 3/02, 8/03, etc. Consultar el reporte a la fecha de las facturas, allí se deben siempre seguir viendo las facturas con su saldo antes de aplicar recibo. Si uno de los recibos aplicados es del 03/02, en esa fecha se deberia dejar de ver el registro de la factura a la que se aplicó el pago si es total y si es parcial se deberia ver el saldo restante que falta cobrar de la factura

FACTURAS EN USD/ EUR Y COP

Si se tienen varias facturas pendientes de pago en COP, en USD y en EUR y estas aparecen en el reporte de cartera historica significa que siguen pendientes de pago, es decir, no tiene recibo aplicado.

Cuando se consulta el reporte se tiene que ver:

Una columna con la moneda por cada factura (se muestra el id_moneda)
Una columna con el Importe Total del comprobante en la moneda original (COP; USD; EUR, etc)
Una columna con el importe Total del comprobante en la moneda base, si el comprobante es en COP, la columna "Importe Total en moneda original" y la columna "Importe Total en moneda base" van a coincidir, si el comprobante es en una moneda distinta a COP, por ejemplo USD, la columna "Importe Total en moneda original" mostrará los valores en dolares por ejemplo y "Importe Total en moneda base" tendrá el valor en moneda ori por el tipo de cambio que se muestra en la columna TRM.
En la columna Saldo irá el SALDO del comprobante, siempre en moneda base.
Si el comprobante tiene aplicado un recibo parcial, el saldo de la columna saldo y el importe del comprobante serán diferentes
Comprobar que el saldo de cartera da correctamente.

FACTURAS DE COMISIONES (FACTURA CLIENTES) APLICADAS A FACTURA BSP (FACTURA PROVEEDOR)

Si se tiene una conciliación BSP cerrada que haya generados files auxiliares por las comisiones de la aereolinea y esas comisiones se encuentran facturadas con una factura cliente también aparecerán en el reporte de cartera historica.

Al consultar el reporte se puede verificar que:

El reporte de cartera contiene la factura cliente a la aerolinea por la comisión
Al realizar el cruce de documento de la factura cliente por comisión con la factura proveedor que generó la conciliación BSP esa factura debe desaparecer del reporte.
Consultar el reporte de cartera nuevamente, no se tiene que vizualizar mas la factura por comisiones. OJO, si el cruce se hace en el mismo dia que la factura de comision (factura cliente) no debe quedar registro. Si la factura cliente por comisión se realiza un dia y el cruce otro día, en el reporte deberia quedar la historia de la factura, por ejemplo si la factura cliente por comisión se realizó el dia 02/02 y el cruce el dia 03/02, siempre que yo consulte en el reporte el dia 02/02 tengo que ver la factura sin aplicar

RECIBOS ANTICIPO CON APLICACION TOTAL

Al generar un recibo anticipo, es decir, un recibo que tenga asociado un valor o un concepto y que no tenga ningún documento ni file asociado. Este recibo va a representar un adelanto de pago. Luego se genera un file utilizando el cliente del recibo anticipo. En el file se crea un servicio + fee por el mismo monto del recibo previamente generado. Otro dia ese file se factura y la factura que se genera se aplica, mediante un cruce de documentos por el valor total al recibo.

Cuando se consulta el reporte:

Si la factura se aplicó al recibo anticipo por el total, la factura no se debe poder ver en el reporte.
Si el dia de creación de la factura NO coincide con el del cruce, supongamos que la factura se generó el día 02/02 y el cruce el dia 03/02, si consulto el reporte el dia 05/02 pero colocando en el filtro 02/02 voy a tener que ver la factura sin aplicar. Del dia 03/02 en adelante ya no se ve la factura en el reporte