Descripción

Motor de Cancelación es un proceso de cancelación de reservas mediante una tarea programada, de acuerdo a ciertas reglas configurables.

Video tutorial

Alcance

Se implementa una tarea programada con la funcionalidad de cancelar reservas a partir de distintas variables tales como el estado de la reserva, estado del pago, sucursal, forma de pago y tipo de producto; teniendo dos posibilidades de configuración como condiciones:  "Tiempo desde la creación de la reserva" o  "Días antes de entrar en gastos/penalidad".

Pre-condiciones

La agencia de viajes debe realizar la configuración de reglas, dentro del módulo del Motor de Cancelación en su ambiente administrador de Netsuite (Netadmin); sin embargo, el área encargada de Netactica deberá realizar diferentes configuraciones internas, para que el proceso de cancelación funcione correctamente contra las reglas creadas; además de activar el proceso de confirmación automática para hoteles.

Permiso

El permiso se llama “Motor de Cancelación” y se encuentra en la sección Permisos de configuración, dentro de la configuración de “Roles” en el módulo de “Personas y Compañías” del NetAdmin.

Funcionamiento

Cuando el usuario cuenta con el permiso, queda visible la opción "Motor de Cancelación".

Accediendo desde el menú principal configuración > Motor de cancelación, la aplicación presenta el Resumen de reglas de cancelación.

Acceso:

Resumen de reglas de cancelación:

Cada registro puede ser editado o eliminado desde el mismo resumen, seleccionando el ícono correspondiente que se encuentra al lado izquierdo del formulario.

Creación de Regla de cancelación

Al presionar el botón “Nuevo” (imagen 1), se podrán ver los campos para la configuración de la regla (imagen2). En la parte superior se encuentran las opciones que permiten realizar las siguientes acciones:

El botón “Volver” → Regresa al resumen donde se listan las reglas cargadas.

El botón “Guardar” → Graba la regla de cancelación.

El botón “Borrar” → Elimina la regla

Imagen 1

Imagen 2

Luego aparecen los siguientes campos:

• Seleccionar la casilla “Activo“.

• Nombre de la regla.

• A continuación, se elige con cuál de las dos condiciones se aplicará la regla:

  • "Tiempo desde creación de la reserva": la cual aplica para todo tipo de productos.

  • "Días antes de la fecha de penalidad": la cual aplica solo para hoteles.

• Si se elige la condición "Tiempo desde la creación de la reserva", el primer campo nombrado igual, se ingresa en minutos. Lo cuál representa el tiempo de validez de la reserva desde su creación.

• Si se elige la condición "Días antes de la fecha de penalidad", el primer campo nombrado igual, se ingresa en cantidad de días. Lo cuál representa el tiempo de validez de la reserva desde su creación.

• El Campo “Sucursal” despliega el listado de sucursales que podrán ser configuradas; si no se selecciona ninguna, entonces la regla de cancelación aplicará para todas las sucursales.

• En el Campo “Tipo de Producto” , se podrá elegir entre: Aéreos, Hoteles, Autos, Travel Extras y Omnibus, para la condición "Tiempo desde la creación de la reserva"; mientras que solo permitirá el producto “Hoteles“ para la condición "Días antes de la fecha de penalidad". Si no se informa ninguno, quiere decir que la regla de cancelación aplicará para todos los tipos de producto posibles para cada condición.

• En el campo “Estado de Reserva” se desplegará el siguiente listado: confirmado, en espera, acción requerida, solicitado o vencido.

• En el campo “Estado del Pago” se desplegará el siguiente listado: pagado, rechazado, pendiente, fallido o sin pagos.

• En el campo “Método de pago” estarán todas las opciones que se hayan configurado en el sistema; por ejemplo: Tarjeta de Crédito, Paypal, transferencia, etc. Si no se selecciona ningún método de pago, entonces la regla de cancelación aplicará con todas las opciones.

Ejemplo con la condición Tiempo desde creación de la reserva:

Ejemplo con la condición Días antes de la fecha de penalidad:

Historial de las reglas

Al ingresar a una regla se encuentra el botón “Historial” donde queda registrado el usuario, la hora del cambio y el valor antiguo y nuevo, además del listado de todos los cambios realizados.

Alertas

Existen dos alertas dentro del menú de Configuración > General para que la agencia quede debidamente notificada cuando se cancela una reserva o cuando falla el proceso automático por algún motivo.

Dichas alertas se llaman:

• "Cuando una reserva es cancelada por el motor de cancelación"

• "Cuando falla la cancelación de una reserva por el motor de cancelación"

Envío de Alertas

Cuando se cancelan reservas por reglas de este motor, se envía una alerta al correo configurado en la Configuración General de NetAdmin.

Dicho correo cuenta con el siguiente asunto:

La reserva de [Tipo Producto] de [Aerolinea / Nombre Hotel] del itinerario [Itineario] fue cancelada

Y en el cuerpo:

Atención,

Le notificamos que la reserva de [Tipo Producto] de [Aerolinea/Nombre Hotel] del itinerario [Itinerario], a nombre de [Pasajero], con fecha de [check in para hoteles, uso para extras o salida para aéreos, buses y autos] fue cancelada por el motor de cancelación por la regla [Id Regla] [Nombre Regla].

Por favor asegúrese de realizar todas las acciones relacionadas con dicha cancelación.

Información adicional:

Pasajero Principal: [Pasajero], [email], número de teléfono [Teléfono]

Proveedor: [Proveedor de la reserva]

Prestador: [Aerolínea para vuelos / Nombre Hotel para hoteles]

Total: [Importe Total de la reserva]

UserService: [Nombre del user service de la reserva]

Para obtener más información sobre el itinerario haga click aquí [link Itinerario].

Ejemplo de alerta:

Comentarios

Cuando una reserva se cancela por el proceso automático de cancelación, abajo en los comentarios aparece el mensaje correspondiente y la reserva queda en estado “Cancelado”. Por otro lado, si falla el proceso de cancelación, la anotación del error queda en los comentarios y no queda en estado cancelado.

Tareas programadas Netactica

Tarea programada 1

Para hoteles confirmados en automático con fecha límite de pago; normalmente se ejecuta 1 vez al día; esa hora es configurable y el cliente lo debe solicitar al equipo de soporte o implementación de Netactica.

Tarea programada 2

Para el resto de productos, tales como aéreo, hotel, autos, extras, y asistencias sin confirmación automática; esta tarea se puede programar para ejecutarse cada cierto tiempo; por ejemplo cada 30 minutos, cada hora, cada 3 horas, etc. ese tiempo lo define el cliente, pero debe solicitarlo al equipo de soporte o implementación de Netactica.

Casos de uso

Se tienen configuradas las siguientes reglas de negocio:

Caso 1: Cancelación de reservas hoteleras

Configuración de la regla del motor de cancelación:

• Cancelacion _hotel: esta regla se encuentra configurada para 2 días antes de la fecha de penalidad, para varias sucursales, tipo de producto hoteles, diferentes estados de reserva y pagos.

Caso 1.1 Reservas hoteleras Sin confirmación automática

Para la cancelación de reservas que NO son confirmadas en automático y NO tienen fecha límite de pago, como la siguiente reserva, se ejecutaría la tarea programada 2: https://netactica.atlassian.net/wiki/spaces/NW/pages/748617729#Tarea-programada-2; el sistema lee la regla de cancelación y 2 días antes de la fecha de penalidad la cancela.

Reserva de ejemplo

Caso 1.2 Reservas hoteleras Con confirmación automática

Para la cancelación de reservas confirmadas en automático, no se lee ninguna regla del motor de cancelación, ya que siempre tomará la fecha límite de pago y sobre esa fecha se cancelará la reserva, teniendo en cuenta la siguiente tarea programada: https://netactica.atlassian.net/wiki/spaces/NW/pages/748617729#Tarea-programada-1%5BhardBreak%5D

Reserva de ejemplo

Caso 2: Cancelación de reservas del resto de productos

Para el resto de productos, se tomará la siguiente tarea programadahttps://netactica.atlassian.net/wiki/spaces/NW/pages/748617729#Tarea-programada-2 y el sistema leerá las reglas del motor configuradas:

Ejemplo aéreo

Ejemplo autos