Facturación masiva

Sumario

1. Objetivo

2. Primeros pasos (Configuración)

3. Proceso de facturación masiva o automática

4. Solución a posibles problemas

Objetivo

La facturación masiva permite a los usuarios facturar por lotes de solicitudes de facturas mediante reglas pre establecidas en el sistema haciendo así al proceso de facturación más eficiente.

Primeros pasos (Configuración)

El proceso de configuración del sistema se debe dar bajo los siguientes parámetros:

1. Reglas de factura automática.

2. Creación de alertas.

3. Asignación de permisos.

A continuación se hace la explicación de cada uno de los puntos.

1. Reglas de facturas: Acá se deben cargar las reglas para la generación de las facturas como por ejemplo: El comprobante que se va a usar, los clientes que se van a facturar masivamente, etc. Esto se configura por el modulo Administración > Configuración > Comprobantes > Solapa 3 “Factura Automática” > Configuración.
   
   

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Se pueden crear tantas reglas como se necesite, teniendo en cuenta no tomar datos que se interpongan entre una y otra.

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Estas son las condiciones que el sistema va a tener en cuenta para realizar la facturación, si cumple con estos requisitos los tendrá en cuenta:

• Cliente Nacional/Internacional: Acá se define qué tipo de cliente se quiere incluir dentro de la facturación masiva. Si son nacionales o internacionales, en caso de ser los dos se deben crear las reglas para cada uno.

• Condición IVA: : Si se quiere especificar la condición de IVA se puede incluir, si no, se puede dejar vacío.

• Tipo de cliente: En este punto se especificar el tipo de cliente que se encuentra en maestros > Cliente. Puede ser :

• 1. Individual.

• 2. Agencia.

• 3. Gobierno.

• 4. Empresa.

• Categoría cliente: Este dato se carga por medio de Tablas tipo (Administración > Configuración > Tablas tipo > Categoría cliente) y se visualiza en el maestro de cliente en la solapa contable. La alimentación de esta tabla depende de la información que cada agencia quiera incluir.

• Sub-Categoría cliente: Este dato se carga por medio de Tablas tipo (Administración > Configuración > Tablas tipo > Sub Categorías de cliente) y se visualiza en el maestro de cliente en la solapa contable. La alimentación de esta tabla depende de la información que cada agencia quiera incluir.

• Clientes incluidos en facturación automática: Acá se especifica si es para ciertos clientes la facturación. Si es para todos los clientes se debe dejar vacío.

• Clientes excluidos en facturación automática: Se especifica si es algunos clientes NO deben estar incluidos dentro de la facturación. Si no hay ningún exento se debe dejar vacío.
  
  

Los siguientes filtros definen los datos de la cabecera de la factura:

• Moneda: El Id de la moneda que se vaya a usar en la facturación.

• Contabilización: En el valor de contabilización se puede definir qué contabilidad tendrá cada uno, y luego según esta se aplica la regla. Se alimenta en Administración > Configuración > Tablas tipo > Contabilización y se puede visualizar en los servicios en la solapa “Otros datos”

• Sucursal: La sucursal que va a generar la factura.

• Punto de venta: Este dato se carga por medio de Tablas tipo (Administración > Configuración > Tablas tipo > Puntos de Venta) y se visualiza en la cabecera de la factura. La alimentación de esta tabla depende de la información que cada agencia quiera incluir.

• Comprobante: Se debe escoger con que comprobante se va a facturar teniendo en cuenta las anteriores reglas. Ejemplo: En caso de que los clientes tipo empresa se facturen con cierto comprobante acá se debe especificar.

Creación de alertas: En caso de que haya algún inconveniente con la generación de las facturas el sistema enviará una alerta al usuario o grupo de usuarios con el mensaje que no se ha podido generar la factura para esto se debe configurar la alerta 6 (Facturación automática) este proceso se hace por el modulo Administración > Configuración > Alertas.

Asignación de permisos: Se aconseja dejar a una sola persona encargada o a un grupo de personas prestando especial atención en no realizar el proceso al mismo tiempo.

El permiso que se debe asignar es FACTURACION MASIVA y se encuentra en el árbol de permisos de la siguiente manera:

(BACKO) Sistema Netoffice (ADMIN) Administración del sistema (ADMCONFIG) Configuración (FACTURACION MASIVA) Facturación Masiva.

Configuración del Plazo de Pago por configuración de campos: en caso de que las facturas que se tengan que generar de forma masiva tengan un “Plazo de pago” en la cabecera de la factura este debe configurarse desde Administracion - Configuración - Campos en la tabla SpoolFiscal_Factura_Cabe colocando el plazo de pago a configurar en id_condi_venta, en caso que el cliente no tenga ese plazo configurado en su perfil.

En el caso que el cliente al que se le genera la factura tenga un plazo de pago configurado en su perfil, aplica el plazo de pago de la configuración del cliente. Si el cliente a quien se va a emitir la factura no tiene esta configuración aplica la configuración por default configurada en Campos

Proceso de facturación masiva o automática

Una vez se ha hecho la configuración de los pasos anteriores se puede proceder a realizar el proceso que es bastante sencillo:

Nos dirigimos al inbox de facturas por el módulo de Comprobantes > Clientes > Factura.

Se visualizará de la siguiente manera:

Por default van a estar todas las solicitudes de facturas que están pendientes por facturación, una vez se presiona el botón “Factura Masiva” el sistema tomará todas las solicitudes de facturas que cumplan con las siguientes condiciones:

1. Estén en estado "Desglose Confirmado".

2. Cumplan con las condiciones de las reglas que se configuraron inicialmente.

Una vez el sistema termine el proceso el inbox se actualizará dejando solamente las facturas que no cumplieron con las dos condiciones nombradas anteriormente.

Solución a posibles problemas

Tips: Cuando se hayan realizado todas las configuraciones necesarias y la facturación masiva no funcione, es decir, al apretar el botón factura masiva no haga nada verificar lo siguiente:

• Si en las reglas tiene configurado Tipo Sol. Factura a veces no funciona, verificar si es necesario agregar este campo en las reglas

• Hacer una factura a mano e intentar grabar, ahi es más facil ver porque no funciona.

SUGERENCIAS: mejorar las alertas de facturación masiva