Sumario
Objetivo
Comparar los boletos emitidos en NetOffice versus la Liquidación recibida por parte de BSP en un período determinado. El objetivo principal es el registro de la Factura Proveedor en el sistema detallando los boletos, reembolsos, ACMs, ADMs e impuestos.
Ubicación
El reporte de Conciliación BSP se visualiza ingresando al modulo “Reportes > Aerolíneas > Conciliación Aerolíneas” como se muestra a continuación:
Funcionamiento del Reporte
El reporte permite tanto la generación de un archivo como la importación de la Factura BSP en formato .XML
Para Generar el archivo de los boletos emitidos, es diligenciar los siguiente campos:
Filtro IATA: Define el Código IATA con que emitieron los tiquetes Aéreos que se requiere consultar dentro del reporte.
Proveedor: Define el Proveedor asociado a dichos tiquetes en los Expedientes.
Tipo de Producto: Define el tipo de Servicio de los tiquetes, se puede seleccionar Aéreo internacional o Aéreo Nacional.
Moneda: Define la moneda en la que fueron emitidos los tiquetes.
Fecha Desde y Fecha Hasta: Define la fecha inicial y la fecha final de emisión de los tiquetes Aéreos que se requieren ver dentro del reporte.
Una vez diligenciados los campos que solicita el sistema, de click en el botón Generar Archivo
Una vez informados los datos que se crean necesarios, se debe seleccionar el botón "Generar Archivo", con esta acción el Nettoffice tomara la información alojada en el sistema de acuerdo a los datos ingresados previamente y generara un archivo PDF.
Procedimiento para convertir archivo .pdf a .txt
Ejecute la aplicación para convertir el archivo .pdf generado desde Netoffice, este ejemplo esta tomado con la aplicación Chief-Win
Seleccione la opción de convertir de PDF a Text.
El sistema le mostrara una opción donde usted debe seleccionar el archivo .df a convertir.
Enseguida ingrese el nombre con el cual debe quedar guardado el archivo .txt
Por ultimo de click en el botón Convert para que el sistema ejecute la conversión.
Atención: La aplicación recomendad por Netactica para este procedimiento es A-pdf.
Procedimiento para convertir archivo .txt a .xml
Cree una carpeta con el nombre de cruce_netoff en C:\ así:
Ahora guarde en este sitio (C:\cruce_netoff) los archivos .txt generados en el proceso anterior con Chief-Win.
Ahora ejecute BSPParserXML, el sistema le abrirá una nueva ventana en la cual bebe ingresar el nombre con el cual quedara guardado el archivo, después de ingresar el nombre del archivo de click en el botón "Convertir Archivo"
Al dar click en el botón "Convertir Archivo" el sistema abrirá una ventana en la cual debe seleccionar el archivo .txt que desea convertir en .xml, al seleccionar el archivo correcto de click en el botón abrir. El sistema le mostrara un mensaje indicándole que el archivo a sido convertido y lo guardar en la carpeta (C:\cruce_netoff).
Luego de haber realizado este procedimiento puede tomar este archivo .xml e importarlo en Netoffice para continuar con el proceso de Conciliación BSP.
Por el contrario, para Importar un archivo, se debe seleccionar el botón "Importar" el cual despliega el siguiente Pop-Up:
Allí se debe seleccionar el botón "..." el cual despliega una ventana de Windows con el fin de buscar el archivo .XML recibido por la agencia con los datos de los tiquetes.
Seleccionar un Archivo
Una vez seleccionado el archivo a conciliar, se puede marcar el checkbox "Redondea" si desea desestimar los decimales en todos los importes y luego presionar "Comparar".
Pestañas del Reporte
La primer pestaña del reporte se llama "Boletos Comparados". En ella se encuentran los boletos en estado "CONCILIADO" o en estado "PENDIENTE".
CONCILIADO: No existen diferencias entre BSP y NFF.
PENDIENTE: Existen diferencias entre BSP y NFF o el boleto no existe en NFF.
Aquellos servicios en estado PENDIENTE, se pueden conciliar manualmente de la siguiente forma:
Tildando el checkbox de la columna "Conciliar" correspondiente al registro en estado "PENDIENTE"
Seleccionando el botón "Asignar" el cual despliega el Pop-Up de Conceptos de NFF.
Dado que el pop up de Conceptos presenta el signo por defecto, solo resta seleccionar el concepto que se desea utilizar.
Al asignar dicho concepto, debe presionar el botón "OK" del Pop-Up para que el registro pase a estado "CONCILIADO".
Aclaración: Aquellos boletos cuya forma de pago sea contado, se verán con signo positivo. Y aquellos con tarjeta, con signo negativo.
La segunda pestaña se denomina "Reembolsos". Allí se listan todos los reembolsos y devoluciones informados en la liquidación de BSP y en NFF.
Esta pestaña también puede presentar registros PENDIENTES. para conciliarlos debe realizar el mismo procedimiento que en la pestaña "Boletos Comparados". Es decir, asociar conceptos por las diferencias.
Aclaración: Aquellos reembolsos cuya forma de pago sea contado, se verán con signo negativo. Y aquellos con tarjeta, con signo positivo.
La tercer pestaña se llama "Débitos". Allí se listan todos los débitos (ADMs) que vienen en la liquidación BSP contra los que se encuentran en los files como servicios "Varios".
Esta Pestaña también puede presentar registros PENDIENTES. Para conciliarlo debe realizar el mismo procedimiento que en la pestaña "Boletos Comparados".
La cuarta pestaña se denomina "Créditos". Allí se listan todos los créditos (ACMs) que vienen en la liquidación BSP contra los que se encuentran en los files como servicios "Varios".
Esta Pestaña también puede presentar registros PENDIENTES. para conciliarlos debe realizar el mismo procedimiento que en la pestaña "Boletos Comparados".
La quinta pestaña se llama "Tiquetes Anulados/Void". En dicha pestaña se encuentran todos los tiquetes anulados y voideados de la liquidación BSP.
La sexta pestaña se denomina "Otros" y a allí pueden visualizarse los distintos impuestos discriminados por aerolíneas como la Prestación Comercial y diversas retenciones.
La séptima pestaña se llama "Totales. Allí se visualizan los importes totalizados de los boletos emitidos, los créditos, débitos y reembolsos. En esa misma solapa queda reflejado el Neto final a Pagar.
Botones de las Pestañas y su uso
Ir al expediente: Tildando el checkbox de la columna "Conciliar" correspondiente a un registro y luego seleccionando "Ir al expediente" nos dirige a la pestaña "Resumen" del File al que pertenece dicho registro
Asignar: Tildando el checkbox de la columna "Conciliar" correspondiente a un registro en estado "PENDIENTE" y luego "Asignar" se despliega el Pop-Up "Conceptos" donde se puede seleccionar un concepto al cual asignarle la diferencia entre lo que se encuentra en NetOffice y lo que está en la conciliación BSP
Editar:" Tildando el checkbox de la columna "Conciliar" correspondiente a un registro en estado "PENDIENTE" y luego seleccionando "Editar" se despliega un Pop-Up llamado "Tarifa BSP" donde puede editarse lo que se encuentra en la conciliación BSP respecto a ese Registro.
Tickets a editar: Tildando el checkbox de la columna "Conciliar" correspondiente a un registro en estado "PENDIENTE" y luego seleccionando "Tickets a editar" nos abre el Pop-Up "Tiquete Aéreo" donde podemos editar el tiquete para conciliarlo con lo que viene de BSP
Editar Over y Comisiones: Tildando el checkbox de la columna "Conciliar" correspondiente a un registro y luego "Editar Over y Comisiones" puede editarse el tipo de calculo y el porcentaje del mismo
Seleccionar Todos y Deshacer todos: El botón "seleccionar todos" Tildando el checkbox de la columna "Conciliar" de todos los registros que se encuentran en la conciliación y "Deshacer todos" Destilda el checkbox de la columna "Conciliar"
Cerrar Conciliación y generación de Factura Proveedor
Cuando todos los registros tienen estado CONCILIADO:
Seleccionar el botón "Cerrar Conciliación", donde nos abre un Pop-Up llamado "Informar No. de Factura Proveedor". En este podemos informar el prefijo y el número de la factura a crear (no es necesario informar estos datos ahora, luego pueden ingresarse en la factura misma).
Al seleccionar "OK" en el Pop-up se abre una Factura Proveedor donde ya están informados los datos necesarios, puede si se desea informar la forma de pago.
Al grabar la factura ya queda lista para autorizarla y pagarla. También queda cerrada la conciliación BSP.
Optimización de la conciliación BSP - Conceptos Masivos
Se agrega la posibilidad de asignar conceptos masivos en la conciliación BSP, para aquellos boletos que tienen el mismo signo de diferencia.