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Descripción
Motor de Cancelación es un proceso de cancelación de reservas mediante una tarea programada, de acuerdo a ciertas reglas configurables".
Video tutorial
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Alcance
Se implementa una tarea programada con la funcionalidad de cancelar reservas a partir de distintas variables tales como el estado de la reserva, estado del pago, sucursal, forma de pago y tipo de producto; teniendo dos tres posibilidades de configuración como condiciones:
"Tiempo desde la creación de la reserva"
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“Tiempo previo al inicio del servicio”
Estado colour Red title A partir de la 4.2 "Días antes de entrar en gastos/penalidad"
.Estado colour Green title Solo para hoteles
Pre-condiciones
La agencia de viajes debe realizar la configuración de reglas, dentro del módulo del Motor de Cancelación en su ambiente administrador de Netsuite (Netadmin); sin embargo, el área encargada de Netactica deberá realizar diferentes configuraciones internas, para que el proceso de cancelación funcione correctamente contra las reglas creadas; además de activar el proceso de confirmación automática para hoteles.
Permiso
El permiso se llama “Motor de Cancelación” y se encuentra en la sección Permisos de configuración, dentro de la configuración de “Roles” en el módulo de “Personas y Compañías” del NetAdmin.
Funcionamiento
Cuando el usuario cuenta con el permiso, queda visible la opción "Motor de Cancelación".
Accediendo desde el menú principal configuración > Motor de cancelación, la aplicación presenta el Resumen de reglas de cancelación.
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Cada registro puede ser editado o eliminado desde el mismo resumen, seleccionando el ícono correspondiente que se encuentra al lado izquierdo del formulario.
Creación de Regla de cancelación
Al presionar el botón “Nuevo” (imagen 1), se podrán ver los campos para la configuración de la regla (imagen2). En la parte superior se encuentran las opciones que permiten realizar las siguientes acciones:
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Luego aparecen los siguientes campos: (Imagen 2)
Seleccionar la casilla “Activo“.
Nombre de la regla.
A continuación, se elige con cuál de las dos tres condiciones se aplicará la regla:
"Tiempo desde creación de la reserva": la cual aplica para todo tipo de productos.", el cual puede ser aplicado a cualquier tipo de producto. El mismo se establece expresado en minutos.
"Tiempo previo al inicio del servicio", el cual puede ser aplicado a cualquier tipo de producto. El mismo se establece expresado en minutos.
Estado colour Red title a partir de la 4.2 "Días antes de la fecha de penalidad": la cual aplica solo para hoteles.
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, el cual es aplicado únicamente en
. El mismo se establece expresado en días.Estado colour Green title Hoteles
Si se elige la condición "Tiempo desde la creación de la reserva", el primer campo nombrado igual, este se ingresa en minutos. Lo cuál representa el tiempo de validez de la reserva desde su creación.
Si se elige la condición “Tiempo previo al inicio del servicio” este se utiliza para definir el tiempo (expresado en minutos) antes de que se utilice el servicio.
Si se elige la condición "Días antes de la fecha de penalidad", el primer campo nombrado igual, este se ingresa en cantidad de días. Lo cuál representa el tiempo de validez de la reserva desde su creación.
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Cada una de las anteriores condiciones descritas, solo son visibles al ser seleccionadas. |
El Campo “Sucursal” despliega el listado de sucursales que podrán ser configuradas; si no se selecciona ninguna, entonces la regla de cancelación aplicará para todas las sucursales.
En el Campo “Tipo de Producto” , se podrá elegir entre: Aéreos, Hoteles, Autos, Travel Extras y Omnibus, para la condición "Tiempo desde la creación de la reserva"; mientras que solo permitirá el producto “Hoteles“ para la condición "Días antes de la fecha de penalidad". Si no se informa ninguno, quiere decir que la regla de cancelación aplicará para todos los tipos de producto posibles para cada condición.
En el campo “Estado de Reserva” se desplegará el siguiente listado: confirmado, en espera, acción requerida, solicitado o vencido.
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Ejemplo con la condición Días antes de la fecha de penalidad:
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Historial de las reglas
Al ingresar a una regla se encuentra el botón “Historial” donde queda registrado el usuario, la hora del cambio y el valor antiguo y nuevo, además del listado de todos los cambios realizados.
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Alertas
Existen dos alertas dentro del menú de Configuración > General para que la agencia quede debidamente notificada cuando se cancela una reserva o cuando falla el proceso automático por algún motivo.
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"Cuando una reserva es cancelada por el motor de cancelación"
"Cuando falla la cancelación de una reserva por el motor de cancelación"
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Envío de Alertas
Cuando se cancelan reservas por reglas de este motor, se envía una alerta al correo configurado en la Configuración General de NetAdmin.
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Para obtener más información sobre el itinerario haga click aquí [link Itinerario].
Ejemplo de alerta:
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Comentarios
Cuando una reserva se cancela por el proceso automático de cancelación, abajo en los comentarios aparece el mensaje correspondiente y la reserva queda en estado “Cancelado”. Por otro lado, si falla el proceso de cancelación, la anotación del error queda en los comentarios y no queda en estado cancelado.
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Tareas programadas Netactica
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Una tarea programada es una configuración que debe hacer previamente el equipo de soporte o implementación de Netactica desde el servidor, para que la configuración del Motor de cancelación del Netadmin, corra apropiadamente; es decir, si esa tarea programada, no está activa, no funcionará la configuración hecha en el motor de cancelación; dicha tarea programada puede realizarse de acuerdo a las necesidades del cliente. Aclaración: si por ejemplo la tarea programada del servidor está configurada cada hora, y el motor de cancelación del Netadmin está configurado cada 10 minutos; entonces cada hora se cancelarán solo las reservas que superen los 10 minutos y que cumplan con las condiciones configuradas en la misma regla, para ser cancelada.El tiempo configurado, siempre se cuenta a partir de la creación de la reserva. |
Tarea programada 1
Para hoteles confirmados en automático con fecha límite de pago; normalmente se ejecuta 1 vez al día; esa hora es configurable y el cliente lo debe solicitar al equipo de soporte o implementación de Netactica.
Tarea programada 2
Para el resto de productos, tales como aéreo, hotel, autos, extras, y asistencias sin confirmación automática; esta tarea se puede programar para ejecutarse cada cierto tiempo; por ejemplo cada 30 minutos, cada hora, cada 3 horas, etc. ese tiempo lo define el cliente, pero debe solicitarlo al equipo de soporte o implementación de Netactica.
Casos de uso
Se tienen configuradas las siguientes reglas de negocio:
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Caso 1: Cancelación de reservas hoteleras
Configuración de la regla del motor de cancelación:
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NOTA: Los hoteles locales y no reembolsables NO confirman en automático y los hoteles reembolsables SI confirman en automático. |
Caso 1.1 Reservas hoteleras Sin confirmación automática
Para la cancelación de reservas que NO son confirmadas en automático y NO tienen fecha límite de pago, como la siguiente reserva, se ejecutaría la tarea programada 2: https://netactica.atlassian.net/wiki/spaces/NW/pages/748617729/Copia+de+Motor+de+Cancelaci+n#Tarea748617729#Tarea-programada-2; el sistema lee la regla de cancelación y 2 días antes de la fecha de penalidad la cancela.
Reserva de ejemplo
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Caso 1.2 Reservas hoteleras Con confirmación automática
Para la cancelación de reservas confirmadas en automático, no se lee ninguna regla del motor de cancelación, ya que siempre tomará la fecha límite de pago y sobre esa fecha se cancelará la reserva, teniendo en cuenta la siguiente tarea programada: https://netactica.atlassian.net/wiki/spaces/NW/pages/748617729/Copia+de+Motor+de+Cancelaci+n#Tarea748617729#Tarea-programada-1%5BhardBreak%5D
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La confirmación automática de hoteles sin pago, es la única funcionalidad que quedó por fuera del Motor de cancelación, ya que ésta tarea está dentro del código de Netsuite. |
Reserva de ejemplo
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Caso 2: Cancelación de reservas del resto de productos
Para el resto de productos, se tomará la siguiente tarea programadahttps://netactica.atlassian.net/wiki/spaces/NW/pages/748617729/Copia+de+Motor+de+Cancelaci+n#Tarea748617729#Tarea-programada-2 y el sistema leerá las reglas del motor configuradas:
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Si la tarea programada esta está configurada para que se ejecute cada 2 horas, el sistema leerá cada 2 horas las reservas que tengan fecha de creación cumplida de 60 minutos y las cancelará. El motor no toma en cuenta la fecha de vencimiento de la reserva, ya que solo se basa en los tiempos configurados en la regla y en la tarea programada. |
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