Introducción
La configuración de Netoffice consta de un conjunto de tareas dependientes entre sí, y otras independientes.
Denominamos Configuración A, al conjunto de tareas dependientes entre sí que deben ser parametrizadas en forma secuencial, respetando un orden designado.
Ejemplo: Para configurar un comprobante contable, debe existir en el sistema previamente un talonario al cual asociarlo.
Denominamos Configuración B, al conjunto de tareas independientes entre sí, que pueden ejecutarse en cualquier momento del plan.
La configuración A y B puede realizarse tanto en forma simultánea como separadamente.
Configuración A
Tareas a ejecutar en el orden establecido a continuación.
1.1. Definición de Funcionalidades por Cliente
EL objetivo es determinar que funcionalidades desarrolladas por cliente, optimizan el negocio de la agencia y que por tal motivo deben encontrarse habilitadas.
Se trata de una modelización de NetOffice que el cliente define pero realiza Netactica. Es por ello que se entrega un listado de dichas funcionalidades con sus respectivas descripciones con el fin de que seleccionen las apropiadas.
1.2. Seteo de base de datos
Existe un conjunto de datos que debe ser parametrizado inicialmente y por única vez a través de base de datos. A esta configuración preliminar, la denominamos “Seteo de base de datos”.
Por ejemplo: La o las monedas de facturación se configuran a través de la base de datos únicamente.
1.3. Incorporación de logo a base de datos
Es preciso incorporar el logo de la agencia a la base de datos productiva, con el fin de visualizarlo en todas las impresiones que se generen desde NetOffice.
1.4. Configuración de datos de la empresa
Configuración de datos de la agencia con el fin de personalizar la aplicación. Los mismos serán utilizados en impresiones del sistema. Adicionalmente permite establecer valores por default (predeterminados) de moneda base del país y alternativa.
1.5. Configuración de Promotores
Permite definir el o los promotores de la agencia. A su vez puede definirse uno por default (predeterminado) para visualizar en todos los Files contenedores de ventas.
1.6. Configuración de usuarios de sistema
Se deben configurar todos los usuarios que utilizaran la aplicación para permitir el logueo en la herramienta. Una vez que se encuentran dados de alta, se debe proceder a la designación de grupos para asignar los permisos correspondientes con el fin de estipular que acciones podrán realizar dentro de Netoffice.
1.7. Configuración de Tablas Tipo
Las tablas tipo definen opciones de valores en los campos desplegables del sistema, habitualmente conocidos como “Combos”.
Se recomienda confirmar con el equipo de Netactica, si alguna de las tablas tipo no debe ser configurada por particularidades de la agencia sobre el uso de NetOffice o por el país en el que se radica.
1.8. Administración del sistema - Otras configuraciones generales
1.8.1. Talonarios
Se deben definir los talonarios (correlativos) a utilizar por cada tipo de comprobante contable (Facturas, Notas de Crédito, etc.).
1.8.2. Comprobantes
Se deben definir los comprobantes contables a utilizar en el sistema tanto para clientes como proveedores.
1.8.3. Tipos de valores
Se deben definir los tipos de valores que se utilizaran en los diferentes comprobantes de pago y/o cobro (Efectivo, Tarjeta de crédito, etc.).
1.8.4. Caja
A través de la configuración podrá crear cajas, asignarles valores a cada una, como también billetes y monedas.
Se debe/n configurar caja/s con el fin de asignar de donde provienen los valores para efectuar pagos o donde se reciben los valores de cobros (En Recibos, Ordenes de Pago de cliente y proveedor, Egreso e Ingresos).
1.8.5. Actividades
Las actividades se utilizan para configurar las exenciones impositivas del cliente cuando el mismo tiene en su maestro el tipo ‘Actividad Exenta’. Es utilizado únicamente en Argentina.
1.8.6. Asociación de impuestos
Permite establecer asociaciones entre impuestos - productos y/o impuestos - conceptos.
1.8.7. Centro de costos de ventas
Los centros de costos de ventas se utilizan en la solicitud de factura y en otros comprobantes al cliente. Definen a qué centro de costos propio se aplican. Su fin es estadístico y para reportes.
1.8.8. Ciudades exentas
Permite configurar ciudades libres de impuestos.
1.8.9. Códigos establecimientos MC
Permite incluir información acerca de los códigos de establecimiento que maneja el sistema.
1.8.10. Conceptos de comprobantes
Configuración de conceptos que se utilizan en comprobantes contables tanto de clientes como proveedores.
1.8.11. Conceptos de gastos fee
Configuración de conceptos que el sistema muestra en los combos de Gastos y Fee.
1.8.12. Conceptos de movimientos de caja
Configuración de conceptos que se utilizan en ingresos y egresos de caja.
1.8.13. Configuración de vistas para grillas
Permite configurar las Vistas para grillas que serán utilizadas para confeccionar reportes personalizados.
1.8.14. Conversiones
Configuración de conversión de monedas que utilizara el sistema.
1.8.15. Cuentas Contables
Permite definir cuentas contables de imputación.
1.8.16. Cuenta y orden de terceros
Configuración necesaria para que en la generación de factura a cliente y la exportación al sistema contable, se considere la facturación de productos por cuenta y orden de terceros.
1.8.17. Email
Permite configurar el email de usuario.
1.8.18. Facturación de comisión a proveedores
Permite definir determinados datos que se verán reflejados en el File auxiliar por comisiones BSP y no BSP en forma automática (Canal de Venta, Tipo de viaje, etc.).
1.8.19. General: Solapas “General”, “Procesos cliente” e “Impresiones personalizadas”
Por configuración general se entiende un conjunto de tareas tendientes a modelizar Netoffice para la actividad de la agencia en varios aspectos. (Configuración de conceptos automáticos, mensajes de alerta, mensajes de error, responsables de secciones del sistema, e impresiones Personalizadas a través de la especificación de la ruta en la cual se encuentran los archivos crystal).
1.8.20. Impuestos
Configuración de diferentes tipos de impuestos que manejara el sistema.
1.8.21. Millas Premio
Configuración de reglas para calcular Millas Premio a clientes Corporativos.
1.8.22. Motor de descuentos
Permite definir el descuento y el mark up máximo personalizado por: Cliente, Proveedor, Usuario, Servicio, Prestador y/o Ciudad.
1.8.23. Motor de gastos fee
Configuración de reglas para las tarifas administrativas las cuales aplican directamente dentro del file, y se crean en la pestaña Gastos/Fee automáticamente.
1.8.24. Leyendas legales
Configuración de leyendas legales que se desean incluir en la impresión de comprobantes.
1.8.25. Políticas de cancelación
Configuración de información asociada a políticas de cancelación por Tipo de Producto, que tendrá en cuenta el sistema al momento de permitir la cancelación del mismo.
1.8.26. Promociones
Configuración de promociones que podrán ser asociadas a ventas.
1.8.27. Proveedores emisión manual
Permite definir proveedores de emisión manual.
1.8.28. Reglas de percepción
Las reglas de percepción son los criterios que utilizará el sistema para generar percepciones e incorporar el correspondiente concepto en las facturas.
1.8.29. Recargos por tarjeta de crédito
Configuración de recargos por tarjeta de crédito.
1.8.30. Reporte Aerolíneas
Permite configurar proveedor que será considerado BSP para los reportes correspondientes, y el prestador V-Tasf.
1.8.31. Stock de tickets
Configuración de tickets aéreos que utilizará el sistema durante las emisiones
1.8.32. Tour Code
Permite configurar el Tour Code y Ticket Designator.
1.8.33. Vista de listado de servicios por tipo de usuario
Configuración necesaria para adaptar la visualización de las columnas del reporte “Listado de servicios” por tipo de usuario que ingresa a Netoffice. Aquellos usuarios que no tengan una configuración especial definida, pueden ver toda la información del listado
1.8.34. Redondeo y confirmación automática de desglose
Configuración de tolerancia en el desglose de impuestos por producto (para los casos en que el desglose difiere del monto original) y los correspondientes conceptos de ajuste por redondeo.
1.8.35. Regla de intermediación
Configuración de reglas para visualizar información en el reporte de Pre Liquidación.
1.9. Seguridad del sistema
1.9.1. Autorizaciones
Configuración de conjuntos de autorizaciones que el administrador del sistema podrá asignar a los diferentes usuarios.
1.10. Otras configuraciones
1.10.1. Tarifario aéreo
Configuración de tarifas aéreas.
1.10.2. Regiones
Las regiones se utilizan para la generación de venta de servicios de asistencia dentro del sistema.
1.10.3. Condiciones
El Reporte Condiciones se utiliza para visualizar las condiciones de los diferentes proveedores en el sistema.
1.11. Configuración de Mensajeros
Los mensajeros dentro del sistema se conocen como “cadetes” y hace referencia a las personas destinadas a realizar trámites (Entregar documentación, etc).
1.12. Migración
Se realiza a través de loaders que permiten ingresar información en forma masiva acerca de:
Clientes Proveedores Comprobantes con saldo Pasajeros Prestadores
Configuración B
Tareas a ejecutar sin secuencia especificada.
Ciudades y Aerolíneas
La carga de ciudades y aerolíneas en la base de datos se realiza a través de scripts.
Grupos de permisos
Configuración de grupos de usuarios con tareas similares con el fin de asignarles permisos en forma conjunta.
Estados y flujos
Permite configurar los diferentes estados que pueden adoptar los servicios y definir qué acciones se podrán ejecutar en cada uno y cómo será el flujo entre ellos.
Desglose de impuestos e impuestos por producto
Configuración de desglose de impuestos que se utilizaran en facturas a clientes y proveedores.
Configuración de campos
Configuración de campos visibles, de solo lectura y obligatorios como también valores por default (predeterminados) en ellos.
Permisos sobre datos
Permite configurar los permisos sobre datos que se requiere asignar a determinados usuarios del sistema.
Impresiones personalizadas
Definición de impresiones que utilizara la agencia.