Funcionamiento detallado de las solapas Reembolsos, Débitos y Créditos de la conciliación BSP
Funcionamiento de la solapa “Reembolsos” de la conciliación BSP
Se carga el ticket de devolución en Netoffice
Hay que hacerle una factura en Netoffice, es decir, debe estar facturado
Se genera una Nota de crédito por el proceso de reembolso.
NOTA CRÉDITO REEMBOLSO
Una vez que el servicio está facturado, ir al File solapa “Solicitudes” sub solapa “Devoluciones”
Hacer clic en “Nueva devolución”
Se lista el servicio aéreo al cual se le quiere hacer una nota crédito de reembolso
Hacer clic en el check Seleccionado y hacer clic en el botón Seleccionar
Se pasará a otra pantalla donde grabará la solicitud haciendo clic en el botón “Grabar”
Ir al menú Procesos - Completar devolución
Hacer clic en “Buscar” y aparecerá una línea donde se verá en la grilla la solicitud de devolución
Pararse sobre la línea de solicitud y hacer clic en “Selección”
En la próxima pantalla hacer clic en “Editar” y aparecerá la siguiente pantalla:
Seleccionar el check “Reembolso por BSP”
Solapa “Cliente”
Tarifa: del boleto a reembolsar, en este caso COP 446.000
IVA: del boleto a reembolsar
Impoconsumo: no aplica para aéreos
Otros Impuestos: en este caso de ejemplo de la conciliación colocamos COP 41.500 que nos muestra BSP.
Otros costos
Descuento
En la columna original se muestran los valores originales del tickete en este caso
En la columna usado, se colocará lo que no se devolviera, en caso de que hubiera una parte No Reembolsable
En la columna Total a Reembolsar se muestran los totales a reembolsar.
Luego en la parte inferior de la pantalla, se encuentra la parte de Deducciones que aplicará según cada caso.
“Solapa Proveedor”
Comisión (viene del file)
Iva sobre la comisión: allí elegimos la tasa o alícuota correspondiente para calcular el Iva de la comisión y nos generará el IVA de la comisión
Over y otros cargos: se completará si los hubiera
Luego se pueden completar otros datos:
Código Devolución del Prov: texto libre
Motivo de rechazo: se puede elegir del desplegable
Proveedor: viene autocompletado
Prestador: viene autocompletado
Realizado lo anterior, hacer click en “Confirmar”
Continuar el proceso de devolución haciendo click en el botón “Completar Devolución”
Una vez seleccionada esta opción veremos una pantalla en la cual hay que hacer click en el botón Editar y asignar un concepto. Las notas de credito por devolución se generan por conceptos:
Se agrega el concepto para tal fin que podría ser “Devolución de aéreos” este concepto de crea desde el menú Administración - Configuración - Conceptos de Comprobantes
Debe ser un concepto positivo
Asignado el concepto se hace click en el botón “Generar Nota de Credito”
Aparecerá una pantalla emergente que nos preguntará si se desea adicionar la factura a la nota de crédito.
La factura que se adicione a esta nota de credito será solo de carácter informativo, solamente para que cuando esa nota de credito vaya a la DIAN tenga referenciado el comprobante que le dió origen.
A continuación se hace click en “Elegir”
Aparecerá la pantalla de la nota de credito.
Se autocompletarán automáticamente las solapas de:
Conceptos (el concepto asignado)
Facturas
Servicios
Por lo cual sólo hay que diligenciar los datos de la cabecera
La nota de credito es por el valor del ticket más impuestos, no descuenta la comisión devuelta para eso hay que hacer una nota de crédito de la factura de comisión emitida a la aerolínea
CONCILIACIÓN BSP
Volviendo a la conciliación BSP en Netoffice podemos observar que:
Columnas
BSP Tarifa/ BSP Netoffice: compara la tarifa de la factura BSP y la tarifa cargada en el file en Netoffice
BSP Contado/Netoffice Contado: compara la devolución de BSP con el valor de la tarifa devuelto por Netoffice en la nota de crédito de reembolso
Si el reembolso es en cash (efectivo) se verán con signo negativo los campos:
Penalidades
Comisión
IVA comisión.
En este caso la devolución es en CASH
Revisamos cada campo:
Penalidad, no tenemos
Comisión
Columna Neto a Pagar en Conciliación BSP
En la columna Neto El sistema debe traer este dato de la liquidación de Devolución, ya que dentro de esta se especifican deducciones que está haciendo el proveedor y que no se reflejan dentro de la factura de BSP, el sistema debe mostrar en el campo el valor que definió dentro de la devolución.
La diferencia que está quedando en la conciliación BSP es la de la retefuente que no fué cargada en Netoffice
Esta diferencia se puede ajustar asignando un concepto.
Funcionamiento de las solapas Débito/Crédito en la conciliación BSP
Para las solapas de Débitos/Créditos de la conciliación BSP NO es obligatorio la asociación de ACMs y ADMs a Files, es decir, no es obligatorio tener files creados con esos tickets.
Esto es así ya no es necesario porque para el ADM es correcto que sea opcional tener un servicio en expediente para conciliar ya que a veces se debe facturar trasladando ese cargo a un cliente. Pero es opcional, tener el servicio cargado como un Vario, se puede asignar directamente un concepto en la conciliación sin que tenga asociado un file.
ACM: Los créditos se aplican en general para la agencia y está bien que tengan su concepto en la Factura Proveedor (BSP). Rara vez se traslada el crédito a un cliente. Es por eso que no se necesita un servicio en el file de manera obligatoria, aunque si se desea puede ser cargado como un servicio Vario.
Cómo cargar un servicio Vario para conciliar Debitos/Creditos en BSP
Abrir un expediente y asignar un cliente
Ir a la solapa de Servicios - Varios
Cargar la cabecera del servicio
En la imagen de más abajo vemos como se cargó en base al ejemplo enviado.
Una vez cargada la cabecera se puede cargar el detalle del Vario en base al archivo BSP
Una vez cargada la solapa Import/Calculo del servicio nos movemos hacia la solapa “Información Adicional” allí marcamos que este corresponde a la “Concilia ción BSP”, chequeamos si es un débito o crédito (si es ACM o ADM) para que vaya a la pantalla BSP que corresponda y colocamos el número de ticket que se indica en la factura BSP en el campo “Número”
Vamos a la conciliación BSP y verificamos la solapa Débitos, vemos que se concilió el ticket.
El mismo procedimiento habría que seguir si se trata de Créditos.
Netactica.com