Reporte Contabilidad

Sumario

Objetivo

Integrar NetOffice con SAP a través de archivos de tipo TXT.

Alcance

Generación de un archivo TXT para los siguientes tipos de comprobantes:

Factura (incluye facturas de comisión)
Notas de Crédito
Notas de Débito
Recibo

La nomenclatura de cada archivo incluye el código de tipo de comprobante (FA, NC, ND, RE), la fecha y hora de generación. El formato de los archivos se corresponde con el detallado en el documento de especificación. Los archivos excluyen los comprobantes electrónicos sin CUFE/CUDE informado en Netoffice.

Diseño de la Mejora

Nueva Vista

Se creo una nueva vista de base de datos para obtener la información detallada de todos los comprobantes de venta (facturas, notas de crédito, notas de débito y recibos) con la información del cliente, servicios, fees, impuestos, descuentos, conceptos adicionales, formas de pago, etc.

NOTA: Cada registro de la vista debe representar una línea de asiento. Por ende habrá una primer línea por la contrapartida (cuenta por cobrar / cuenta por pagar), otra por las bases imponibles de los servicios/conceptos, otra por el IVA de cada servicio/concepto y una última para detallar los descuentos.

Nuevos Reportes Personalizados

Se pueden crear reportes personalizados por cada tipo de comprobante con la información solicitada por SAP según el documento de especificación.

Por lo tanto habrá un reporte de:

Facturas
Notas de Crédito
Notas de Débito
Recibos

Generación de TXT automáticos

Se utiliza la aplicación "QueryToFile" para ejecutar dichas vistas cada X tiempo y almacenar su información en formato TXT en una carpeta determinada.

A medida que se vayan generando los TXT, se irán marcando los comprobantes para que no vuelvan a ser exportados.

La nomenclatura de cada archivo debe tener: código de comprobante (FA, NC, ND, RE) + Fecha + Hora de Generación.

Esta información se establece directamente en el config del Query To File.

Configuraciones

Para que los archivos TXT tengan la información necesaria para integrar a SAP, se requiere llevar a cabo las siguientes configuraciones en NetOffice:

Plan de Cuentas → Para subir el Plan de Cuentas a NetOffice es necesario:
- Establecer previamente los tipos de cuentas en la tabla dbo.Tipos_Cuentas.
- Registrar el PUC en la tabla dbo.Plan_Cuentas.
Cuentas Contables por Producto/Concepto → Se deben configurar las cuentas contables a utilizar por cada tipo de producto o concepto en Administración > Configuración > Cuentas Contables para establecer el mapeo correspondiente con las cuentas contables de SAP. De esa forma, cada línea/detalle tendrá la cuenta correspondiente en el campo CuentaContable del TXT.

Como configurar cuentas contables por producto, concepto o forma de pago

Mapeo de Impuestos → Se deben mapear las alícuotas de los impuestos de SAP en Administración > Configuración > Reportes Regionales para que luego se informe el indicador correspondiente en el campo IndicaIVA del TXT.

Como configurar mapeos de alicuotas, tipos de documento, ciudades, departamentos y más

Código Deudor de Clientes → Se debe completar el campo “Código DANE” (dentro de la pestaña “Contable”) en el perfil de cada cliente de NetOffice de forma manual para completar con ese calor el campo CodCliente del TXT. IMPORTANTE: Si el cliente no tuviera esa referencia en NetOffice, se envía el código 7832 por defecto.

Cambios

Se detallan los ajustes solicitados en los siguientes campos del TXT:

CodCliente → Se va a utilizar el campo “Codigo DANE” del perfil del cliente para establecer allí el código deudor. En caso de no tener el dato informado, se utilizará el valor 7832 por defecto.
IndicaIVA → Se va a utilizar el mapeo que se encuentra en la configuración de reportes regionales de NetOffice para establecer el indicador de impuesto de SAP.
Asignación → Se completará con el número de expediente en Facturas y Notas Crédito.
TextoPosición → Se completará con el número de expediente en Recibos de Caja.
CuentaContable → Se completará con el código de cuenta contable establecido en la configuración de Cuentas Contables de NetOffice en función de los productos, conceptos o formas de pago.
SubLinea → Se deja quemado el valor 961.
CeCo → Se completará con el centro de costo del servicio/concepto utilizado en el comprobante.

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